Assistant Particulier du Secrétaire Général H/F - Sgc 39 - Prefecture du Jura

Secrétariat particulier du secrétaire général : accueil téléphonique et gestion des appels, gestion des agendas, organisation des audiences, des déplacements et de certaines réunions de la secrétaire générale et du directeur de cabinet.
Gestion de l'agenda et des appels téléphoniques de M. le préfet et Mme la Directrice de Cabinet en l'absence de son secrétaire particulier.
Gestion des flux de courriers et de signatures des parapheurs préfecture et DDI.
Mise à la signature des documents émanant des DDI et de la DREAL.
Suivi de la préparation des dossiers SG (et préfet en cas d'absence du secrétaire particulier) ; relance des services en tant que de besoin et transmission par voie dématérialisée à la SG et au préfet.
Suivi du budget de fonctionnement des résidences de la secrétaire générale et du directeur de cabinet, de leurs dépenses de représentation.
Procédure de validation des congés des personnels de résidence et des directeurs.
Suivi des soins psychiatriques sur demande du représentant de l'État (SDRE) en liaison avec l'ARS BFC.
Organisation des réceptions (préparation et envoi des cartons d'invitations, plans de table, cavaliers, menus.)

Experience: 6 Mois

Compétences: Assurer un accueil téléphonique,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Identifier, traiter une demande client,Rédiger des messages et des emails professionnels,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.