Secrétaire Particulier - Igj H/F - Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité

Au sein du service administratif de l'IGJ, l'agent placé sous la responsabilité du responsable des services généraux, chef de cabinet, est affecté au secrétariat du chef de l'inspection et de son adjoint.

La/le secrétaire particulier (e) a en charge les fonctions suivantes:

- Accueil (des visiteursdu chef de l'inspection) et réception des appels téléphoniques ;

- Prise de rendez-vous et tenue de l'agenda du chef de l'inspection et de son adjoint;

- Organisation et préparation de réunions;

- Organisation matérielle des déplacements du chef de l'inspection;

- Gestion de la boîte structurelle «inspection générale»;

- Suivi et enregistrement du courrier entrant et sortant;

- Mise en forme et valorisation des notes et courriers ;

- Lancement des missions et établissement des notes de service;

- Assistance de la mission ministérielle d'audit interne ;

- Gestion des réponses aux requêtes des particuliers en lien avec le secrétaire général, suivi et classement;

- Préparation des dossiers préparés dans le cadre des rendez-vous et réunions du chef de l'inspection et de son adjoint;

- Assistance de l'inspecteur général en charge de la mission permanente animation et suivi de l'activité internationale et préparation de l'accueil des délégations étrangères;

- Tenue du plan de classement, des outils de suivi et gestion des archives du chef de l'inspection et du secrétaire général.

Connaissances
Outils informatiques et bureautiques (Word, Excel, Outlook, Powerpoint)
Techniques de secrétariat
Connaissances des structures du ministère de la justice

Savoir-faire
Méthode, rigueur et organisation
Vérifier et transmettre des informations
Esprit d'initiative

Savoir-être
Discrétion irréprochable
Réactivité, esprit d'initiative et polyvalence
Disponibilité et adaptabilité appréciées
Goût du travail en équipe et sens des relations humaines et sens des relations humaines
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Expériences professionnelles antérieures souhaitées

Une expérience de secrétariat constitue un atout supplémentaire.