Gestionnaire de Scolarité H/F - Ministère de l'Agriculture, de la Souveraineté alimentaire et de la Forêt

Objectifs du poste :
La gestionnaire accueille les ingénieurs de deuxième année et les étudiants dans le cadre des échanges interuniversitaires. Elle coordonne de façon transverse les différents acteurs du pôle académiques.
Description des missions à exercer ou des taches à exécuter :
- Gérer les aspects administratifs : admission (organisation de la rentrée, mise à jour des données dans le logiciel de scolarité Synapses), conventions de stage (aide à l'établissement, vérifications/corrections/suivi des conventions)
- Gérer les aspects pédagogiques de la scolarité : mise à jour de l'offre pédagogique, récupération et diffusion des emplois du temps, inscription des étudiants dans les enseignements, diffusion des listes, constitution des groupes (Travaux dirigés, Langues vivantes...), collecte et enregistrement des résultats, organisation des examens
- Organisation de la semaine ATHENS, en responsabilité opérationnelle pour notre établissement de la séquence mutualisée avec d'autres établissements de ParisTech et des universités étrangères (mise à jour de l'offre sur la plateforme dédiée, gestion du processus d'affectation des étudiants, organisation et lancement des campagnes pédagogiques sur Synapses, participation aux réunions de lancement de la semaine, aux assemblées générales de l'année avec les représentants des autres écoles partenaires du réseau Athens)
- Accueillir, informer, orienter et accompagner les divers publics (étudiants, enseignants, personnels administratifs)
- Administrer et exploiter des bases de données relatives à la scolarité, en valorisant toutes les informations qui devront remonter dans le supplément au diplôme de ces étudiants
- Gérer les informations écrites (courriers, courriels, mettre en forme des documents, établissement des attestations) et orales (téléphone, visite, accueil) pour en assurer la réception, la retranscription et la diffusion avec les supports adaptés
- Classer et archiver l'ensemble des supports recueillis et produits

Savoirs :
- Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche
- Outils et applications bureautiques (Word, Excel) et des systèmes informatiques liés spécifiquement à l'activité (Synapses, Seafile...)
- Bases du domaine et procédures administratives
- Techniques générales de secrétariat - aisance rédactionnelle
- Un niveau B1 voire B2 en anglais serait un plus.
Savoir-faire / Savoir-être :
- Anticiper une situation et son évolution
- Communiquer en informant pour rendre compte
- Appliquer une règle telle une procédure
- Communiquer en accueillant un public
- Rédiger un document d'information de type compte-rendu
- Rigueur administrative
- Sens de l'écoute et de travail en équipe
- Autonomie et capacité d'adaptation, discrétion, polyvalence et réactivité