Adjoint - Adjointe en Gestion de Scolarité H/F - Universite Grenoble Alpes

Ancrée sur son territoire, pluridisciplinaire et ouverte sur l'international, l'Université Grenoble Alpes rassemble, depuis le 1er janvier 2020, les forces de l'enseignement supérieur public de Grenoble et Valence.
En association avec les organismes nationaux de recherche et les grands instruments internationaux présents sur son territoire, elle construit sa politique de recherche et d'innovation à l'échelle mondiale.Présentation de la structure :

L'UFR PhITEM (Physique, Ingénierie, Terre, Environnement, Mécanique) est implantée géographiquement sur 3 sites : Campus et GreEN-ER (polygone scientifique) et à Valence.
Son offre de formation comprend 3 licences professionnelles, 5 mentions de licences et 7 mentions de master. Elle accueille environ 1300 étudiants de la Licence 3ème année au Master chaque année et compte 210 enseignants et assimilés et près de 500 enseignants vacataires.
L'équipe administrative et technique de 36 personnels BIATSS est composée d'une direction générale, d'un service formation, d'un pôle de plateformes de travaux pratiques, d'un pôle des ressources humaines et financières, d'un centre de ressources informatiques de proximité, et d'un pôle logistique et prévention.

Missions principales :

Sous la responsabilité de la responsable du service et au sein d'une équipe de 15 personnes, votre mission principale sera d'assurer la gestion administrative et pédagogique d'étudiants des formations de licences et/ou de masters.

Activités principales :

- Gestion administrative : participer aux inscriptions des étudiants, assurer le contrôle et le suivi des dossiers, traiter les transferts et établir les documents administratifs nécessaires.

- Gestion pédagogique : réaliser les inscriptions pédagogiques, organiser les examens et jurys, diffuser les résultats, suivre les conventions de stage et sorties pédagogiques, gérer les plannings d'enseignement et assurer l'archivage.

- Accueil et information : orienter et informer les étudiants et partenaires, assurer des permanences au service de formation, gérer le courrier et veiller à la bonne circulation de l'information.

- Activités transversales : instruire les candidatures sur les plateformes dédiées et contribuer à l'organisation des examens (recensement des besoins en surveillance).

Spécificités du poste : capacité d'adaptation face aux contraintes horaires liées aux pics d'activité (périodes d'inscriptions, organisation des examens, accueil de rentrée) ; les congés sont à privilégier pendant les périodes d'interruptions pédagogiques.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Maîtrise des outils bureautiques/numériques,Rigueur, organisation, discrétion et diplomatie,Disponibilité, adaptabilité, sens des initiatives,Appliquer la réglementation et les procédures,Aptitude collaborer avec différents interlocuteurs,Esprit d'équipe, autonomie et sens de la cohésion,Capacité à planifier, organiser son travail,Capacité à prioriser son travail,Savoir rechercher, traiter, diffuser l'information,Capacité à rendre compte de son activité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.