Secrétaire Particulière de la Préfète H/F - Prefecture de Departement Loiret

Dans une logique de polyvalence avec l'autre secrétaire, vous êtes en charge des tâches suivantes :

- Tenue de l'agenda du Préfet, prises de rendez-vous, gestion des réunions en lien avec les services concernés, édition des programmes journaliers.
- Contribution à la préparation des dossiers du Préfet, notamment ceux concernant les visites et manifestations extérieures, en lien avec les services concernés (en particulier SCPPAT, SGAR, Direction des sécurités).
- Réception et filtrage des appels téléphoniques.
- Dactylographie de courriers, notes et documents divers.
- Présentation et organisation des réceptions du Préfet en lien avec les personnels de la résidence : mise à jour des invités, envoi des invitations, réalisation de plan de table...
- Établissement de fiches « réception ».
- Accueil et introduction des personnalités dans le cadre des audiences et des invitations.
- Circulation des parapheurs entre les différents membres du corps préfectoral, en lien avec l'ensemble des secrétaires particulières.
- Invitations pour les cérémonies nationales
- Gestion et suivi des congés des préfets de département de la région Centre-Val de Loire.
- Gestion des messages du réseau RESCOM.

Votre environnement professionnel :
Composition et effectifs du service : 2 personnes
Liaisons hiérarchiques : la Préfète
Liaisons fonctionnelles :
- L'ensemble des membres du corps préfectoral.
- Les services de la préfecture.
- Les services de l'État dans le département et la région.
- Les élus, les personnalités et les cabinets ministériels

Profil recherché :
Connaître l'environnement professionnel
Maitriser l'outil informatique et le pack office

Savoir s'organiser et être méthodique
Savoir travailler en équipe
Savoir négocier
Avoir le sens des relations humaines
Faire preuve de grande capacité d'adaptation
Savoir s'exprimer oralement, savoir communiquer
Savoir accueillir

Le poste est à pourvoir au 1er Novembre 2025. Suite à votre candidature, un conseiller France travail vous contactera pour un premier entretien téléphonique.

Vos perspectives : ce poste exigeant et formateur vous permettra d'acquérir une bonne connaissance du fonctionnement de l'ensemble des services de la préfecture et des services de l'État dans le département. Il peut permettre d'évoluer vers tout poste à la préfecture du Loiret et de préparer les concours de catégorie B.

Experience: 2 An(s) - Secrétariat de direction

Compétences: Gestion administrative du courrier,Assurer un accueil téléphonique,Accueillir, orienter, renseigner un public,Gérer un planning,DISCRETION OBLIGATION DE RESERVE,DISPONIBILITE ,CAPACITE A TRAVAILLER DANS L'URGENCE

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.