Assistant de Direction H/F - Ministère de l’Intérieur
- Paris - 75
- Fonctionnaire
- Ministère de l’Intérieur
Les missions du poste
Au sein de la direction administrative et financière (DAF), et sous l'autorité de la directrice administrative et financière adjointe, Secrétaire générale de l'ANTAI et administratrice du centre national de traitement, l'assistant ou l'assistante de direction assure de manière polyvalente et autonome en lien avec la 2e assistante le secrétariat de l'Agence nationale de traitement automatisé des infractions et plus particulièrement du directeur de l'Agence et le cas échéant des membres du CODIR.
A ce titre, les principales missions de l'assistant ou assistante de direction sont les suivantes:
1. Assister le directeur dans l'organisation quotidienne du travail:
- Gérer l'agenda, contrôler les échéances
- Assurer l'organisation, la prise de rendez-vous, la préparation et le suivi des réunions en présentiel ou en distanciel
- Assurer le suivi de dossiers spécifiques.
2. Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes et répondre aux demandes d'information
- Gérer les messageries
3. Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
- Élaborer des tableaux de suivi de l'activité
- Assurer l'archivage du courrier et dossiers du secrétariat
- Gérer le recueil des actes administratifs de l'ANTAI
4. Saisir, mettre en forme des documents divers
5. Prendre en charge les aspects logistiques et les moyens matériels
- Organiser les déplacements pour l'ensemble des agents
- Saisir et suivre les ordres de mission
- Gérer les fournitures et les commandes
- Participer à l'organisation des séminaires de l'Agence réunissant l'ensemble des agents en lien avec le service communication ou autre évènement spécifique
La personne titulaire du poste pourra se voir confier en complément d'autres responsabilités ou missions ponctuelles en fonction de ses compétences, appétences et des besoins du service.
Le profil recherché
Connaissance : fonctionnement de l'administration publique
Savoir-faire:
- Mise en oeuvre des réglementations
- Rédaction juridique
- Esprit de synthèse
- Maitrise de la suite bureautique Microsoft office et connaissance de la suite bureautique libre office
Savoir-être:
- Discrétion professionnelle
- Respect de la confidentialité de l'ensemble des éléments portés à sa connaissance
- Réactivité
- Bon relationnel et sens du relationnel
- Travail en équipe (binôme)
- Autonomie
- Rigueur et capacité d'organisation