Assistant en Gestion Administrative - Coordinateur·trice de Scolarité H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Placé.e au sein de la cellule CAP, en tant que coordinateur/trice de scolarité, vous aurez la charge de l'animation fonctionnelle et hiérarchique de l'équipe de scolarité (cellule CAP) ; vous concevrez et mettrez en oeuvre l'évolution technique nécessaire à la délivrance d'un service de qualité aux différents acteurs de la scolarité. Vous coordonnerez l'ensemble des actes de gestion administrative et pédagogiques de cursus et modules d'enseignement des spécialités proposées par l'EIDD. Vous êtes l'interface opérationnelle entre les apprenants, les enseignants, les cadres pédagogiques et les partenaires institutionnels. En tant que coordinateur/trice, vous assurerez la mise en oeuvre, le suivi et l'expertise des procédures et des actes de scolarité et aurez un rôle de conseil auprès de la hiérarchie.

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS

Le Coordinateur/trice de scolarité a pour mission :

- Planifier, répartir et superviser la réalisation des tâches de scolarité des membres de l'équipe
- Organiser le fonctionnement du service et les relations avec les usagers
- Accompagner les agents nouvellement recrutés, gérer les congés, mener les entretiens professionnels et rédiger les comptes rendus d'évaluation
- Élaborer, préparer et contrôler des actes de gestion de scolarité et prévenir le contentieux
- Participer et/ou assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire
- Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques
- Concevoir, élaborer et gérer les procédures liées à la gestion de la scolarité dans le respect de la réglementation et en collaboration avec la Direction des Etudes
- Veiller à la bonne application de la règlementation en matière d'accès aux formations, déroulement des examens, tenue des jurys, recours...
- Assurer le cadrage, la mise en place, la gestion et le suivi des différentes opérations de gestion du domaine : campagne d'admission, inscriptions, calendrier et planification des enseignements, examens, jurys, délivrance de documents aux usagers
- Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs
- Suivre l'évolution de la réglementation sur l'ensemble d'un domaine de gestion Coordination et gestion de la scolarité
- Préparer la maquette du diplôme d'ingénieur et ses spécialités : modélisation, règles de calcul...
-Appliquer la réglementation et alerter sa hiérarchie en cas d'irrégularité

Connaissances:

Mettre en oeuvre des procédures et des règles
Connaissance de la réglementation dans le domaine de la scolarité
Connaissance de la réglementation de l'enseignement supérieur et de la recherche
Techniques de management
Gestion des techniques de communication et des conflits

Savoir-faire - Compétences opérationnelles:

Savoir gérer son activité dans un calendrier complexe
Savoir rendre compte
Communiquer et faire preuve de pédagogie
Mettre en oeuvre des procédures et des règles
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
Mettre en oeuvre une démarche qualité
Maîtriser l'environnement bureautique
Avoir une expérience en gestion, être rigoureux, organisé et avoir un bon relationnel
Bon niveau en orthographe et en syntaxe.

Savoir-être - Compétences comportementales:
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Management des équipes
Sens de l'organisation
Rigueur / Fiabilité
Discrétion
Esprit d'équipe
Réactivité
Sens relationnel
Gout pour l'accueil du public