Assistant de Direction H/F - Ambassade de Malte

L'Ambassade de Malte à Paris recherche une assistante de direction polyvalente pour assister les diplomates en poste dans la gestion globale de l'Ambassade.
Le poste nécessite des connaissances dans plusieurs domaines liés au secrétariat général :

- Administratif : gestion d'agenda, courriers, archivage, inventaire, gestion des fournitures et des contrats en cours, recherche de fournisseurs, établissement de devis ;

- Comptabilité : Rapprochement bancaire, déclaration de TVA, tri et archivage des factures, DSN, vérification des délais, impayés et relance ;

- Ressources Humaines : Accompagnement dans la gestion générale des salariés (recrutement, mutuelle, médecine du travail, vérification des bulletins de salaires - une connaissance de SILAE serait un plus), suivi des heures supplémentaires et des congés ;

- Communications : Planification et facilitation des communications externes de l'ambassade, notamment via les médias sociaux.

Le/La candidat(e) idéal(e) fera preuve de courtoisie et de professionnalisme dans l'accomplissement de ses tâches quotidiennes.
Il/Elle sera également amené(e) à assister les diplomates dans d'autres tâches ponctuelles liées à la coordination et à l'organisation des événements et engagements de l'ambassade.

Une expérience antérieure au sein d'une ambassade sera considérée comme un atout mais n'est pas indispensable.

Ce poste offre la possibilité de travailler dans un environnement dynamique avec une exposition au travail de l'ambassade dans des domaines variés au-delà de l'administration, y compris l'engagement social, culturel et politique, et l'assistance consulaire.

Logiciels souhaités : une bonne connaissance d'Excel et de Teams serait un vrai plus pour le poste

Qualités et compétences recherchées : Travail d'équipe, rigueur, discrétion, organisation, proactivité, aisance avec les chiffres, excellent français et anglais professionnel opérationnel. Un BTS en administration sera considéré comme un atout.

Expérience souhaitée : 1 à 2 ans sur un poste similaire minimum, éxperience justifiée par des références antérieures

Experience: 2 An(s) - sur un poste similaire

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer un accueil téléphonique,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,courtoisie,rigueur,maitrise excel et teams

Langues: Français exigé,Anglais exigé

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Activités des organisations et organismes extraterritoriaux