Assistant - Assistante de Direction H/F - Ministère de la Culture - Liberté, égalité, fraternité

Au sein de la cellule secrétariat, il/elle assiste le directeur du Mnam-Cci sur le plan administratif et logistique et participe à l'ensemble des tâches de la cellule.

Activités

Dans le cadre de sa mission, il/elle est notamment chargé.e de:

1. Accueil et communication

- Tenir l'agenda: réunions, rendez-vous

- Accueillir les visiteurs

- Assurer le suivi et le traitement des contacts du directeur

- Filtrer les appels téléphoniques, transmettre les messages, orienter les correspondants

- Recevoir, trier, enregistrer et diffuser le courrier (arrivée et départ)

2. Gestion de l'information/secrétariat

- Organiser la circulation, la diffusion et le suivi des informations internes et externes

- Saisir, mettre en forme des documents divers

- Rédiger des documents, des courriers administratifs

- Mettre à jour et exploiter le fichier des contacts

- Préparer les documents à la signature du directeur

3. Classement, archivage

- Enregistrer et classer des documents (papiers et électroniques)

- Assurer le tri, l'élimination ou le versement aux archives des documents

4. Organisation logistique

- Planifier et assurer l'organisation logistique des réunions ou rencontres : réservation de salles, lien avec les services (mobilier, assistance informatique,...), invitation des participants, préparation des dossiers et supports de réunion

- Assurer ou coordonner les travaux de reproduction de documents et/ou de numérisation

- Assurer si besoin l'intérim de l'assistant de la directrice adjointe en son absence

Savoir

· Connaissance des règles de correspondance administrative et de communication écrite

· Connaissance des techniques de secrétariat

· Connaissance de l'environnement administratif

· Connaissance appréciée du contexte des activités muséales

Savoir-faire

· Maitriser l'usage de la langue française (orthographe, syntaxe, ...), être en capacité de rédiger des courriers simples ou récurrents
Afficher la suite
· Gérer simultanément plusieurs activités en cours, des demandes nombreuses et de diverses provenances (internes, externes)

· Organiser son travail en fonction des contraintes, des délais, des flux et des priorités identifiées

· Rédiger des notes ou des correspondances à partir de consignes orales ou manuscrites

· Réceptionner le courrier et les appels téléphoniques, en assurer le filtrage et la transmission

· Hiérarchiser l'importance et l'urgence des demandes avant de les transmettre

· Prendre des initiatives de nature à faciliter le fonctionnement de sa direction

· Respecter la confidentialité des informations traitées ou communiquées

· Maîtriser la pratique des logiciels bureautiques standards (traitement de texte, messagerie électronique, Internet)

Savoir être

· Discrétion

· Sens du contact

· Rigueur et organisation

· Capacité d'adaptation

· Autonomie