Assistant·e en Charge des Dossiers Liés à l'Enseignement et aux Enseignants H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Missions principales:

· Assurer la coordination des activités liées à l'enseignement et aux intervenants pédagogiques de l'IFSA

· Gérer les dossiers des chargés d'enseignements vacataires (environ 180 à 200 dossiers)

Gestion totale des dossiers de chargés d'enseignements vacataires en collaboration avec la DRH

· Collecter auprès des responsables de formation la liste des chargés d'enseignement vacataires devant intervenir durant l'année universitaire

· Collecter auprès des vacataires les documents nécessaires au montage des dossiers

· Vérifier si les dossiers sont en conformité avec la législation

· Validation des dossiers conformes pour transmission à la DRH

· Après pré saisie du contrat dans VSF par la DRH, contacter si besoin les chargés d'enseignements vacataires si les dossiers sont incomplets

· Après retour du contrat validé par la DRH et des feuilles ESF : saisie du prévisionnel et du réalisé dans le logiciel VSF

· Contacter les responsables de mention et de formation et le directeur/-trice de l'IFSA pour validation des enseignements des vacataires dans VSF

· Mettre en place les outils nécessaires (tableaux de bord) pour le suivi des dossiers de vacation

Centralisation des informations

· Compléter les tableaux de bord et de suivi émanant de la VP-FIP (annuaire des formations, conseils de perfectionnement, eCandidat, Mon Master...)

· Compléter les tableaux de bord et de suivi émanant des autres services (suivi des assiduités des boursiers, CEF, etc.)

Référent·e pour les applications métiers

· Référente pour la procédure Centre études en France : Mettre à jour l'application avant les phases d'inscriptions ; répartir les dossiers / formation ; s'assurer des retours des responsables de formation dans un calendrier contraint

· Référent·e Apogée / Pégase

· Référent·e eCandidat / Mon Master

Référent·e pour la JPO

· Etre l'interface entre le service organisateur et l'Institut

· MAJ Brochures via l'application «Phénix »

· Centraliser les besoins des responsables de formations en vue de la JPO

Personne avec une expérience dans le domaine du secrétariat pédagogique et notamment de l'ESR.

Savoir

- Connaître l'organisation du système éducatif et de l'ESR

- Connaître les bases du Droit administratif

- Connaître les statuts des intervenants de/hors UGE

Savoir faire

- Connaissance des applications VSF, APOGEE et ADE et les logiciels de bureautique

- Savoir hiérarchiser les informations & s'organiser
Afficher la suite
- Maîtriser l'expression écrite et orale et les techniques d'accueil

- Avoir le sens de l'organisation et méthode : savoir s'organiser

Savoir être

- Avoir un sens profond du contact, des relations humaines et de l'écoute,

- Savoir s'adapter

- Faire preuve d'une grande autonomie mais aussi sens du travail en équipe

- Faire preuve de disponibilité et de bonne volonté