Cab- B - Secrétariat du Préfet Directrice Adjointe de Cabinet du Préfet de Police H/F - Ministère de l’Intérieur

Groupe RIFSEEP : 1

Placé(e) sous l'autorité de la Sous-préfète, directrice adjointe de Cabinet, l'assistant(e) de direction est chargé(e)
de la gestion et de l'organisation du secrétariat de celle-ci. .
La/le titulaire doit prendre les initiatives et mesures utiles en temps réel permettant de dispenser à la directrice
adjointe de Cabinet des contraintes logistiques, des sollicitations multiples etc. afin de lui permettre d'assurer son
activité au quotidien dans ses composantes internes et externes à la Préfecture de Police.
- Elle ou il assure un accueil physique et téléphonique, les contacts avec les élus et leur cabinet, les cabinets
ministériels et autres.
- Elle ou il assure la veille documentaire et institutionnelle (JO, BO, etc.) et le suivi des nominations aux journaux
officiels, tient à jour les répertoires et organigrammes en fonction des nominations : élus, cabinets ministériels,
partenaires institutionnels, conseillers techniques.
- Elle ou il assure le suivi des parapheurs à la signature de la Sous-préfète.
- Elle ou il a en charge la gestion de l'agenda.
- Elle ou il a en charge la planification et le suivi des réunions (convocation, préparation des dossiers).
- Elle ou il procède à la rédaction, la frappe et la mise en forme de courriers.
- Elle ou il est l'interface avec les secrétariats des membres du corps préfectoral et des directeurs de la préfecture
de police.
- Elle ou il gère les frais de représentation de la directrice adjointe de Cabinet.

Vos compétences principales mises en oeuvre

Connaissances techniques

Connaître les techniques de l'accueil téléphonique
Avoir des compétences en informatique -bureautique
Connaître l'environnement professionnel
Expression orale et techniques de communication

Savoir-faire

Savoir s'organiser
Savoir analyser
/ niveau pratique - requis
Afficher la suite
Savoir-être

Avoir le sens des relations humaines
/ niveau maîtrise - requis
Savoir s'adapter
/ niveau pratique - requis
Savoir communiquer
/ niveau maîtrise - requis

Compétences particulières :

- Connaissance des outils bureautiques indispensables (Word, Excel, messagerie Icasso)
- Expérience sur postes de secrétariat souhaitée
- Bonne connaissance des services de la Préfecture de Police
- Aisance relationnelle et sens du travail en équipe
- Capacité d'initiative, d'anticipation et réactivité
- Sens de l'organisation
- Discrétion, dynamisme et disponibilité