Assistant de Direction au Sein de la Direction des Affaires Budgétaires et Financières H/F - Collège de France 1530

Sous l'autorité hiérarchique de la directrice des affaires budgétaires et financières, vous apportez votre concours au bon fonctionnement du service (appui logistique et administratif) et assurez des tâches de gestion au titre de la direction des affaires budgétaires et financières.

Activités principales

Assistanat de direction
- Gérer les agendas planifier les réunions animées par la direction et en assurer la logistique
- Réaliser les compte-rendu de certaines réunions (notamment réunions de service)
- Gérer les parapheurs et le courrier de la direction (départ/arrivée) ainsi que sa documentation et ses archives
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et répondre aux demandes d'information
- Mettre à jour les outils de communication et de diffusion d'informations relatives au périmètre d'activités de la direction (intranet de la DABF, listes de diffusion, ressources partagées sur le réseau, etc ...)
- Elaborer certains supports de communication à destination du réseau des gestionnaires financiers de l'établissement (foire aux questions, modes opératoires, etc.)
- Assurer le soutien logistique de l'activité de la direction (locaux, matériels, fournitures) et apporter un soutien logistique et administratif aux pôles le cas échéant (préparation de dossiers de réunions, rédaction et mise en forme de courriers types, etc.)
- Assister les agents de la direction dans l'organisation de leurs déplacements professionnels
- Traiter l'ensemble des aspects logistiques relatifs à l'accueil des collaborateurs de la direction
- Ponctuellement assurer des missions de secrétariat pour l'agence comptable.

Gestion administrative et financière
- Assurer le suivi budgétaire et financier de la direction : aide à l'élaboration du budget de la direction et suivi d'exécution saisie et transmission des éléments dans l'outil financier
- Suivre les relances fournisseur à adresser aux gestionnaires du bureau de la dépense de la DABF ainsi que les demandes de dérogation à la politique voyage de l'établissement
- Tenir différents tableaux de suivi (ex délégations de signature)
- Assurer la collecte et le traitement de certaines données (données relatives à la réalisation du bilan carbone, données d'activité du réseau des gestionnaires