Assistant Administratif - Essey les Nancy H/F - Fonction publique Territoriale

Sous l'autorité de la Directrice Générale des Services, l'assistant(e) administratif(ive) assurera le secrétariat du Maire, de la Direction Générale et des Directeurs de Pôle.

La Ville d'Essey-Les-Nancy est engagée dans une démarche d'amélioration continue et de certification, labellisée Marianne depuis 2018, elle cherche à aller encore plus loin avec le label « Services + ». L'ensemble des services de la collectivité ½uvre collectivement et transversalement à ces certifications, symbole de qualité et d'efficacité de ses services. La collectivité est également dotée d'un outil de Gestion et suivi de la GRC (Gestion Relation Citoyenne) avec un délai de traitement et de réponse de 2 à 3 jours en moyenne.

Placé(e) sous l'autorité de la Directrice Générale des Services, au sein du service secrétariat composé de 3 personnes, l'agent aura pour missions principales d'être le support administratif et d'assister la directrice et l'équipe de responsables de pôle dans l'organisation de l'activité.
- Assurer l'accueil téléphonique et physique de la direction : Recevoir, filtrer et réorienter les appels téléphoniques. Faciliter la circulation des informations au sein de la direction
- Réaliser le traitement administratif de dossiers (frappe de courrier, mise en forme de document,...) et transmettre les informations pour le compte des services.
- Aider à l'organisation de réunions (réservations des salles, rédactions et envoi d'invitation, compte rendu),
- Réceptionner, trier, diffuser les courriers et parapheurs de la direction,
- S'adapter aux besoins de la direction et fournir un appui aux services (scolaire, social, sport, culture, technique, ....) en fonction des fluctuations d'activités ou des échéances spécifiques, en lien avec la directrice.

Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales,
Bonne connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
Maîtrise de l'outil informatique (bureautique classique)
Sens de la communication et du contact
Qualités rédactionnelles et relationnelles
Savoir-faire :
Savoir gérer simultanément des projets multiples et/ou des polyactivités
Capacité rédactionnelle et de synthèse
Savoir travailler en équipe et en transversalité
Savoir s'organiser, hiérarchiser ses tâches

Savoir-être :
Dynamique, Autonome, rigueur, organisation, discrétion,
Capacité de discernement
Réactivité, disponibilité
Aisance relationnelle
Capacité à gérer les urgences et la polyvalence des tâches
Curiosité intellectuelle