Assistant Administratif au Sein de la Coordination Gérontologique du Ccas H/F - Ville de Saint-Denis

Vos principales missions vont consister :

Accueil et secrétariat de la coordination gérontologique:

* Accueillir et informer le public sur l'ensemble des actions de la coordination gérontologique ainsi que sur les missions du pôle séniors dans le cadre du guichet intégré

* Prendre en charge les lignes téléphoniques du travailleur/se social/e et du n+1 en cas d'indisponibilité

* Gérer les RDV avec les personnes âgées et avec les partenaires (n+1, travailleur.se social.e)

* Back office (Suivre les parapheurs, Courriers, mails, archivage, Réservation de salles, organisation réunions de service, préparation ordre du jour et rédaction compte-rendu et des bilans d'activité

*Création des dossiers dans SONATE (dossier administratif, entrée et sortie en RPA et FS)

* Participer aux réunions de service et à toute réunion transversale à la demande de son ou de sa n+1(RPA, SRAD, RPP/PA)

*Participation au Plan Canicule (mise à jour du fichier canicule et des procédures)

*Déplacement et accueil ponctuel des usagers à Pierrefitte

-Travail en équipe

*Collaboration avec la Responsable de la Coordination Gérontologique, sa collègue assistante administrative, et la travailleuse sociale

*Appui à la Responsable sur la consolidation des données et sur la création de supports et d'outils (être force de proposition)

* Visite à domicile ponctuelle avec sa collègue travailleuse sociale

* Remplacer ponctuellement sa ou son collègue assistant administratif en cas d'indisponibilité pour assurer la continuité de service (CLIP, RPP-PA, SRAD)

- Gestion et suivi des demandes d'entrée en Résidences autonomie ou en Foyers Soleils :

* Instruire les dossiers de demande d'entrée

* Préparer les dossiers à présenter en commission RPA

*Préparer la Commission logement (envoi du calendrier, de la fiche de synthèse et l'ordre du jour)

* Gérer les décisions des commissions logement (courriers, enregistrements, tableaux de suivis)

* Après l'entrée, constituer les dossiers de demandes d'APL, d'aides sociales à l'hébergement

- Suivi administratif et Accès aux droits des résidents en RPA et en Foyers Soleils

* Assurer l'accueil physique des résidents de RPA et FS en lien avec le travailleur social en situation d'urgence (alimentaire, sinistre...)

*Assurer les demandes d'aides légales et facultatives

*Faire l'interface entre l'usager et les partenaires externes (CAF, Sécurité Sociale, Trésor Public, Département...) en lien avec le travailleur social de la coordination gérontologique

* Suivre les renouvellements des dossiers et les mises à jour requises en cas d'évolution de situation

* Assurer l'instruction des dossiers dans SONATE en le lien avec le service gestion (enregistrement des entrées et des sorties pour traiter la facturation)

* Suivre les impayés de loyers et les surconsommations d'eau

* Faire le lien avec le référent du service de la DBA pour le suivi technique des foyers-soleils (travaux, réparations, états des lieux...)

Enjeux RH

*Saisie et suivi des demandes de recrutements

*Suivi des effectifs et des contrats (support consolidé)

*Lien étroit avec les services informatiques/équipement des agents en matériels téléphonique et informatique

*Gestion des habilitations des agents : session personnelle d'accès au réseau, compte partenaire CAF, différents logiciels métiers

*Organisation des entretiens de recrutement

*Centralisation des congés, absences et formations de l'équipe

*Suivi des Inscriptions aux formations guichet intégré en lien avec le DAC

Avantages du poste :

- Temps de travail : 38h

- 25 CA + 18 RTT

- Prime annuelle + participation employeur Prévoyance et Mutuelle + CIA
- Accès au CNAS (Comité national d'action sociale)

Connaissance du public âgé, de la législation et des dispositifs en sa faveur

Capacités rédactionnelles (courriers, tenue de tableaux...)

Maitrise de l'outil informatique

Tenue de tableaux

Avoir de bonnes compétences relationnelles (équipes, bénéficiaires, familles, partenaires)

Disponibilité, adaptabilité et gestion du stress

Rigueur et organisation

Dynamisme et force de proposition