Agent - Agente d'Accueil Polyvalent·e H/F - Mairie

Pôle Qualité de Vie et Citoyenneté - Service Population, deux postes : Temps complet 36h + Temps partiel 28h.(permanence le samedi matin)

Sous l'autorité hiérarchique du responsable de service et avec l'équipe, vous aurez pour objectifs la prise en charge d'actes d'Etat Civil, l'accueil physique et téléphonique du public, le renseignement et l'orientation du public, la gestion des demandes par courriels, l'affichage de diverses informations, la gestion des inscriptions et réservations scolaires, périscolaires et extra-scolaires ainsi que la gestion des billetteries diverses.
Pour cela, vous serez en charge des missions suivantes :
Etat civil :
- Gérer les demandes d'actes d'Etat Civil ;
- Etablir des actes d'Etat Civil et formalités afférentes ;
- Préparer et suivre les dossiers mariages ;
- Assurer la publication des actes ;
- Accueillir et renseigner le public sur les services de l'Etat Civil ;
- Tenir les registres d'Etat Civil selon les procédures et la règlementation ;
- Rédiger des mentions d'Etat Civil ;
- Assurer la légalisation de signature ;
Accueil physique et téléphonique du public :
- Accueillir le public avec amabilité ;
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques ;
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions éventuelles ;
- Réagir avec pertinence aux situations d'urgence.
Renseignement et orientation du public :
- Orienter vers les personnes et les services compétents ;
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité ;
- Traiter les courriels et répondre aux demandes au quotidien ;
- Aider à rédiger des documents administratifs ;
- Assurer le lien entre les demandes et le référent de proximité.
Gestion des inscriptions et réservations scolaires, périscolaires et extrascolaires :
- Assurer les inscriptions/réservations sur le logiciel dédié ainsi que le lien avec le service concerné ;
- Renseigner les administrés avec des informations claires et fiables ;
- Gérer les demandes de dérogations ;
Gestion de billetteries diverses :
- Assurer la vente de billets des spectacles et animations organisés par la Ville ;
Diffusion et affichage d'informations :
- Diffuser des informations et/ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services ;
- Assurer le lien avec le service Communication pour l'affichage et/ou la borne numérique.
Autres activités :
- Assurer l'accueil et la transmission d'informations aux nouveaux arrivants ;
- Assurer le suivi des demandes de réservations des salles municipales des administrés et de besoins en matériel ;
- Saisir les inscriptions ou modifications sur les listes électorales ;
- Assurer la mise à jour du répertoire interne (téléphones + mails) ;
- Assurer la distribution des sacs de tri sélectif et des cartes de déchetterie ;
- Assurer le recensement militaire et son traitement trimestriel ;
- Assurer la gestion des demandes de débits de boissons ;
- Assurer diverses formalités administratives.
Prérequis :
- Expérience sur poste similaire ;
- Compétences en Etat civil ;
SAVOIRS :
- Maîtrise de la règlementation en matière d'Etat Civil, d'élections, funéraires, etc. ;
- Connaissances générales sur le fonctionnement des collectivités territoriales ;
- Connaissance des acteurs institutionnels du recensement, de l'Etat Civil et des élections ;
- Techniques d'accueil et des règles de communication ;
- Techniques de médiation et de négociation ;
- Connaissances des droits et obligations des usagers.
-SAVOIR FAIRE :
- Maîtrise de la bureautique et des logiciels : CIRIL, SIECLE, SUFFRAGE, WEB et LOGITUD ;
- Qualités relationnelles et gestion des situations difficiles ;
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations diverses ;
- Travail en totale polyvalence ;
- Capacités rédactionnelles et de synthèse.
SAVOIR ETRE :
- Sens du service public ;
- Sens de la discrétion et de la diplomatie ;
*****Limite des candidatures : 30/09

Experience: 6 Mois

Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer un accueil téléphonique,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Identifier, traiter une demande client,Assurer la confidentialité des informations

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.