Adjoint Administratif en Spip H/F - Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité

Ce poste est offert aux fonctionnaires uniquement.

groupe IFSE 2

Sous l'autorité de son chef de service, l'adjoint administratif peut occuper des fonctions différentes en fonction de son lieu de travail.

- Au siège du SPIP des Yvelines

- secrétariat de direction

- accueil physique
- traitement des messages électroniques de la boite structurelle
- suivi et actualisation de l'organigramme et de l'annuaire du département

- gestion et suivi des dossiers de visiteurs de prison

- gestion et suivi des prestations de serment des agents du service

- envoi des convocations de la direction et suivi des réponses

- tenue de l'agenda départemental du service...

- service budgétaire

- renseignement de tableaux de bord adaptés à ces activités

- saisie, suivi et contrôle sur CHORUS (demandes d'achats, bon de commandes, dépôt et paiement des factures, clôture d'EJ...)

- rôle d'assistant dans chorus DT pour les frais de déplacement (création des ordres de mission annuels)

- traitement et suivi des expressions de besoins formulés par les agents

- gestion des commandes, puis réception et contrôle des livraisons...

- ressources humaines

- suivi de carrière de tous les agents affectés au sein du service

- saisie et fiabilisation des données dans SIRH ministériel

- planification et fin de mois origine (édition des états, transmission à la DISP....)

- gestion, suivi et saisie des absences (raisons médicales, congés) sur SIRH ministériel et origine

- suivi et transmission des demandes de congés bonifiés

- gestion du compte épargne temps

- gestion de la journée de solidarité

- constitution et suivi des dossiers d'accident de service et trajet (décision, expertise, factures)

- suivi de la médecine du travail et prise de rendez-vous pour les expertises...

- Au sein du pôle administratif de l'antenne

Dans sa globalité, le secrétariat est la porte d'entrée du service. De la qualité de son accueil et de sa capacité à traiter l'information dépendent l'image et la qualité des suivis. Le secrétariat contribue au bon déroulement des activités du service, l'agent y travaille en polyvalence.

* Permanence (selon tableau de roulement)
- accueil physique du public
- accueil téléphonique du public
- gestion de la boite structurelle du pôle administratif
- traitement du courrier (postal, navette avec les services judiciaires...)
- permanence nocturne une fois par mois (de 17h00 à 19h00)

* Activités hors permanence (gestion de portefeuille)
- création et fiabilisation des mesures sur APPI et transmission
- tenue des tableaux de suivi du pôle administratif liés aux mesures saisies
- mise à jour des fiches de procédure du pôle administratif
- traitement des mails, courrier SAP
- navette au SAP 2 fois par semaine
- relance des ACC
- extraction des différents secteurs géographiques
- archivage

* Spécialités

- préparation de la commission d'application des peines
- travail d'intérêt général
- action collectives....

* connaître:

- l'environnement professionnel de l'administration pénitentiaire
- le fonctionnement et l'organisation d'un SPIP
- principes de sécurisation informatique

* savoir-faire :

- accueillir physiquement et téléphoniquement
- utiliser les applicatifs métiers
- rendre compte de son activité à sa hiérarchie
- organiser son temps de travail
- respecter les délais imposés
- maitriser les logiciels bureautiques

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* savoir-être:

- être courtois et diplomate, avoir le sens du relationnel
- avoir un esprit d'initiative
- être réactif
- être ponctuel
- respecter la confidentialité (devoir de réserve et de discrétion)
- être capable de travailler en équipe