Secrétaire de Direction du Service Administratif Inter Régional Sair de Bordeaux H/F - Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité

Le secrétaire assiste le Directeur Délégué à l'Administration Inter régionale Judiciaire dans la gestion quotidienne du SAIR.

Il contribue au bon déroulement des activités du SAIR en assurant des fonctions d'assistance technique pour le compte de plusieurs responsables de gestion et des agents du service dans l'exercice de leurs missions.

1 - Secrétariat de direction

Ø Accueillir et renseigner les différents interlocuteurs (nouveaux arrivants, sociétés extérieures...)

Ø Gérer et suivre les différents agendas (du DDAIJ, des salles de formation générale, de formation informatique, de réunion, du véhicule de service)

Ø Préparer les dossiers des réunions avec les Chefs de Cour

Ø Elaborer des documents administratifs

Ø Procéder au classement et à l'archivage des documents et dossiers

Ø Rédaction des comptes rendus :

- de la réunionavec les responsables de gestion (mensuelle),

- de la réunionavec les directeurs et chefs de greffe de l'ensemble des juridictions du ressort de la Cour d'Appel de Bordeaux (annuel),

- de l'Assemblée Générale des fonctionnaires du SAIR (annuel).

Ø Gérer les archives du SAIR (suivi et mise à jour du listing, préparation de la conservation et de la destruction annuelle)

Ø Administrer le logiciel de gestion du temps (création de nouveauxhoraires, congés, profils...)

Ø Gérer le logiciel de gestion du temps (création des nouveaux arrivants, mise à jour des soldes des congés, suivi des anomalies, enregistrement de la journée de solidarité...)

Ø Gérer, modifier et publier les différentes délégations de signature

Ø Gérer et modifier l'organigramme et l'annuaire des personnels du SAIR

Ø Gérer et modifier la charte des temps

Ø Gérer et modifier le livret d'accueil des nouveaux arrivants

Ø Elaborer et transmettre les notifications de réduction des droits ARTT

2 - Service support et Logistique

Ø Suivre les différents contrats du SAIR (collecte des déchets, machine à affranchir, plieuse, photocopieur...)

Ø Gérer les fournitures (badges d'accès, clés, consommables informatiques, papier...)

Ø Créer et suivre les demandes d'interventions techniques auprès de la société de maintenance

Ø Suivre l'exécution du marché de nettoyage dans les locaux avec rendez-vous mensuels

Ø Suivre les visites périodiques du Palais Thiac

Ø Mettre à jour la signalisation du SAIR (téléphones, portes, affichages...)

Ø Suivre le matériel mis à disposition (sacoche des placés, souris ergonomiques...)

Ø Délivrer les badges d'accès à l'ilot judiciaire (personnels du SAIR et extérieurs)

3 - Gestion et suivi budgétaire et comptable

Ø Saisir les commandes et suivre leur exécution

Ø Préparation des demandes budgétaires du SAIR, du budget d'intérêt régional et du budget d'intérêt commun de Bordeaux

Ø Création des demandes d'achat dans CHORUS formulaires

Ø Attester du service fait

Ø Vérification des restitutions CHORUS

Connaissances techniques :

- Circuits administratifs
- Organisation administrative et judiciaire
- Outils bureautiques
- Outils de communication
- Statut général de la fonction publique et statuts particuliers
- Applicatifs métiers
- Règles budgétaires et comptables

Savoir-être :

- Alimenter des tableaux de bord et statistiques
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Savoir-faire :

-Alimenter des tableaux de bord et statistiques
- Appliquer les textes législatifs et règlementaires
- Maîtriser les nouvelles technologies
- Maîtriser les rédactions particulières à l'emploi
- Maîtriser les techniques de classement et d'archivage
- Maîtriser les techniques d'accueil physique et téléphonique
- Organiser sa charge de travail
- Travailler en équipe