Assistant Administratif et Communication H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

DESCRIPTION DU POSTE
Placé(e) sous l'autorité du chancelier de l'Institut de France, et par délégation, du directeur des services administratifs, l'assistant(e) administratif/administrative et communication relève de la responsabilité hiérarchique de l'administratrice générale de la fondation.

Son supérieur hiérarchique direct est l'administrateur de la fondation, qui assure la gestion de son emploi du temps, lui donne les instructions quotidiennes et toutes les directives nécessaires à l'accomplissement de ses missions, réparties entre deux domaines d'activité.

1. Assistance administrative:

· Assurer le suivi administratif du service
- Gérer le courrier entrant et sortant (réception, enregistrement, envoi);
- Rédiger et envoyer certains types de courriers notamment à la suite des réunions des conseils d'administrationou à destination des prestataires de la fondation ;
- Recevoir, filtrer, transmettre, orienter les demandes (téléphone, courriel);
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs et rendez-vous
- Tenir à jour les outils de gestion du service et des bases de données;
- Assurer l'archivage des dossiers du service;
- Gérer les fournitures (suivi des stocks, commandes);
- Assurer l'interface quotidienne avec les prestataires, fournisseurs, partenaires culturels;
- Suivre et mettre à jour les bases de données (prestataires, lauréats, fournisseurs...);
- Gérer et classer les dossiers physiques et numériques;
- Apporter son concours à l'organisation des deux Comités de la fondation - Conseil d'administration de la fondation (préparation logistique, suivi des décisions, conventions).

· Assurer le suivi budgétaire et comptable du service
- Assurer la gestion quotidienne: demande de devis, mise en paiement, saisie et suivi des dépenses dans le progiciel comptable, relance des fournisseurs et prestataires, en lien avec les services de l'Institut;
- Assurer la mise en paiement des prix et subventions décidées lors des comités de fondation.

· Assister l'administratrice générale et l'administrateurdans leurs missions
- Organiser l'agenda: prise de rendez-vous, réservation de salles de réunion;
- Préparer et coordonner les réunions, déplacements et événements professionnels;
- Suivre les dossiers en cours en tenant compte des délais impartis;
- Assurer un soutien dans l'organisation des événements du service.

2. Communication et valorisation:
Dans l'optique de développer la notoriété de ses prix, de ses soutiens et de l'histoire du couple Del Duca, la fondation a lancé en février 2023 un compte LinkedIn et en avril 2024, un compte Instagram. Afin de poursuivre son action sur ces deux réseaux sociaux (LinkedIn et Instagram), la fondation souhaite assurer en interne la gestion de ces comptes.
Les objectifs sont, dans cette démarche, de poursuivre et développer la communication, créer des .....

COMPÉTENCES REQUISES / PROFIL RECHERCHÉ

Formation initiale / Niveau de diplôme:

Niveau BTS ou licence en assistanat de direction et/ou communication numérique

Connaissances:

Maitrise des outils et numériques: logiciel Canva (ou équivalent)

Maîtrise des mises en ligne et des suivis sur les réseaux sociaux (LinkedIn, Instagram).

Maîtrise des agendas électroniques

Maîtrise de la bureautique (Excel, Word)

Maitrise de la rédaction de courriers simples
Afficher la suite
Maîtrise de la tenue de tableaux de suivis simples (Excel)

Maîtrise de la langue française (écrite et orale)

Savoir-faire:

Maîtriser les outils bureautiques (Pack Office)

Savoir exercer des fonctions variées (poste polyvalent)

Savoir travailler avec une équipe de collègues restreinte

Savoir respecter un planning et les instructions reçues

Savoir rendre compte

Savoir gérer les priorités

Savoir travailler de manière autonome

Savoir travailler sur plusieurs dossiers

Savoir maîtriser le calendrier et les délais impartis

Savoir utiliser un logiciel de suivi budgétaire

Savoir-être:

Sens de la discrétion et respect du protocole

Sens du contact et de l'accueil

Être loyal, discret, respectueux

Être rigoureux, méthodique, organisé, disponible et réactif

Avoir le sens du service

Avoir l'esprit d'équipe

Être à l'écoute des demandes de sa hiérarchie, de ses collègues, des prestataires ...

Avoir d'excellentes qualités relationnelles

Atouts supplémentaires:

Maîtrise de l'anglais

Expérience dans un poste d'assistanat polyvalent (3 ans min.), idéalement dans une structure culturelle ou institutionnelle

Intérêt pour la culture, l'édition ou la philanthropie

Connaissances sur l'Institut de France et en particulier sur la Fondation Del Duca.