Secrétaire de Direction H/F - Groupement Addictions Franche Comte

Poste en CDI, à temps partiel 80% annualisé.
Expérience professionnelle souhaitée.

Vous serez placé.e sous l'autorité légal du Président de l'association GAFC, et par délégation, sous l'autorité hiérarchique de la Direction.

MISSIONS :
1. Assurer les missions d'assistant.e administratif.ve :
- Assister la direction lors de ses rencontres avec les professionnels et les partenaires des secteurs sanitaires, médico-social et social du territoire : prise de rendez-vous, préparation des documents de présentation de l'activité, déplacement, suivi des contacts et mise à jour des différents fichiers.
- Renseigner les documents de demande de subvention et d'évaluation (rapport d'activité.) : recherche des informations, établissements de statistiques.
- Assurer le suivi des formations proposées par le GAFC : d'une manière générale, assurer le suivi des formations en adéquation avec le Référentiel National Qualité de la Certification Qualiopi.
- Organiser la partie logistique des formations et ateliers proposés par le GAFC : contact avec les intervenants, détermination du calendrier, recherche de salle, élaboration du document de communication.
- Répondre aux demandes des professionnels adhérents ou non.
- Participer aux réunions d'équipe et en établir le compte-rendu.
- Assurer l'activité de la plateforme téléphonique : accueil, écoute et orientation.

2. Assurer les missions d'assistante-comptable :
Ces missions sont à assurer en lien avec le cabinet d'Expertise-Comptable qui gère les comptes du GAFC via une plateforme dédiée et sécurisée.
- Assurer le suivi comptable lié à l'activité du GAFC :
- Colliger les pièces comptables
- Transmettre les pièces comptables au cabinet d'Expertise-Comptable via la plateforme dédiée
- Effectuer des points réguliers avec la direction
- Établir les notes d'honoraires :
- Participation des professionnels libéraux aux réunions du GAFC (RCD, CSDP, RCP2, Commission pédagogique.)
- Actes dérogatoires (médecins, pharmaciens, sage-femmes, psychologues, .) et mise à jour des fichiers de suivi
- Établir les feuilles d'indemnisation kilométrique pour les professionnels libéraux
- Établir les devis et factures
- Assurer le suivi et les relances des factures

SAVOIR-FAIRE REQUIS :
- Maîtriser/Utiliser les outils bureautiques (Pack Office Microsoft, site internet.)
- Filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques
- Renseigner les interlocuteurs
- Réaliser un plan de classement
- Rédiger et mettre en forme tous documents administratifs de façon autonome (courrier, compte-rendu, dossier, supports de communication.)
- Travailler en équipe
- Organiser et prioriser les activités de secrétariat

SPÉCIFICITÉ DU POSTE
- Possibilité de télétravail
- Peut être amené à assumer des plages horaires variables selon les nécessités de l'activité
- Connaissance impérative et maitrisée de Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint.), des supports multimédias actuels (Web, Facebook, X, YouTube, .). Maîtriser l'environnement Internet (Outlook.)
- Maîtriser l'environnement Apple et MacOs.

RÉMUNÉRATION :
20 000€ brut annuel.

Experience: 2 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Méthode de classement et d'archivage,Modalités d'accueil,Normes rédactionnelles,Planification des tâches et gestion des priorités,Techniques de numérisation,Techniques de prise de notes,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Classer des documents,Collecter et analyser des données, des informations,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Définir une stratégie de communication,Gérer un planning,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser des déplacements professionnels,Organiser et contrôler un approvisionnement,Organiser la logistique des recrutements et des formations,Réaliser la gestion administrative des contrats,Réaliser une veille documentaire,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Relayer de l'information,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Utiliser les outils numériques

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).