Responsable Secretariat Unite du Recrutement de la Formation et des Qualifications - Siege H/F - Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité
- Dijon - 21
- Fonctionnaire
- Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité
Les missions du poste
Sous le contrôle et l'autorité du chef de l'URFQ, le secrétaire administratif a pour mission :
· En tant que chef de service du secrétariat:
o Pilotage et coordination du service
o Encadrement hiérarque des agents (réalisation des évaluations, validation des congés et formations, ...)
o Interlocutrice privilégiée des pôles et collaborateurs de la formation (moniteurs, instructeurs, ERIF...)
o Suivi administratif des agents de l'unité recrutement formation qualification
o Gestion administrative et financière des formateurs internes occasionnels
o Administratrice Chorus DT (frais de déplacements) pour l'URFQ
o Rédaction de comptes-rendus,
o Préparation, organisation et suivi des réunions de formation (réunions ponctuelles, conférence interrégionale de la formation)
o Suivi de la gestion budgétaire de l'unité recrutement formation qualification en collaboration avec la cheffe d'unité :
o Préparation, gestion et suivi du budget (Saisie des DA et SF sur Chorus Formulaire, Réalisation et suivi des devis, Assistance aux pôles de formation pour toutes les commandes, Réalisation trimestrielle du bilan budgétaire)
o Suivi des dossiers de bilans de compétences (aspect financier, communication)
o Suivi des dossiers des comptes personnels de formation
o Suivi et gestion du parc automobile de l'URFQ
o Préparation, organisation et suivi des commissions FIO
o Gestion et suivi des stocks de consommables URFQ et pôles
o Gestion de l'archivage
· Logistique :
o Réservation du mess, réservation d'hôtels,
o Réalisation et suivi des inventaires divers
· Communications diverses:
o Diffusion d'actions de formation
o Participation à la journée de promotion des métiers
o Diffusion des informations pour l'ensemble des collaborateurs de la DISP (MESS, accueil, véhicules...)
Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules...)
Matériel informatique, Logiciel Harmonie, Messagerie Outlook, Intranet, RESANA, CHORUS
Nombre d'agents à encadrer
A B C Sans objet
Votre hiérarchie
Chef(fe) d'unité, Adjoint(e) au chef d'unité,
Vos interlocuteurs métiers
· Tous les bureaux et services de la DISP et des structures du ressort de la DISP Dijon
· La Direction de l'Administration Pénitentiaire (DAP)
Perspectives d'évolution professionnelle:
Ce poste permet d'évoluer vers les fonctions d'attaché d'administration d'Etat
RIFSEEP Groupe 2
Le profil recherché
Vos principales compétences à mettre en oeuvre
Connaissances
Administratives
Maitrise de l'outil informatique: traitement de texte et tableur
Savoir-être
Discrétion
Qualités relationnelles
Disponibilité, engagement et persévérance
Sens du travail en équipe
Savoir-faire
Autonomie, adaptabilité
Réactivité et résilience face aux contraintes opérationnelles
Rigueur, sens de l'organisation
Maîtrise des outils informatiques
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Expériences professionnelles antérieures souhaitées:
Une expérience en tant que SA dans les services pénitentiaires serait un plus
Offres de formation associées à votre prise de poste:
Formation sur les outils bureautiques (traitement de texte, tableur), les outils collaboratifs (Résana), les logiciels métiers (Harmonie, Chorus)