Chargé du Secrétariat et de l'Accueil H/F - Cc Auxonne Pontailler Val de Saone

Le 1er janvier 2017, la Communauté de communes Auxonne Val de Saône a fusionné avec la Communauté de communes du Canton de Pontailler-sur-Saône, pour devenir la Communauté de communes Auxonne-Pontailler Val de Saône, ou CAP Val de Saône. Elle rassemble aujourd'hui 35 communes et 23 000 habitants, sur une superficie totale de 384 km2.
À ce jour, ses services s'organisent autour des 3 pôles suivants : Attractivité, Solidarité et Cadre de vie.Intitulé du poste : Chargé du secrétariat et de l'accueil
Localisation du poste : Auxonne

Chargé du secrétariat et de l'accueil
Liaisons hiérarchiques :
Rapporte à : Directeur Général Adjoint

Description générale du poste :
Organiser pour la Communauté de Communes le traitement et la circulation de l'information, des documents, et des communications téléphoniques.

Missions principales :
Ses principales missions seront les suivantes :
Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers,
Réceptionner, traiter et orienter les appels téléphoniques et les messages
Enregistrer et traiter le courrier entrant/sortant - récupération et dépôt au centre de tri chaque jour.
Assurer un support aux autres services (Facturation, technique..)

Activités et Tâches :
Ses principales tâches et activités seront les suivantes :
Accueil physique et téléphonique des usagers ;
Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques ;
Enregistrement et traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage) ;
Support au service Facturation (scan, dépôt des factures à la trésorerie, réponse aux demandes et emails des usagers, etc.) ;
Gestion des réservations de véhicules de service en suppléance avec le service technique ;
Appui aux autres services de la collectivité en tant que de besoin

* liste des missions non exhaustive et pouvant évoluer selon les besoins du service

Compétences requises pour le poste :
Compétences Humaines
Discrétion et respect de la confidentialité
Capacité à travailler en équipe
Réactivité, logique et méthode, précision
Ecoute et disponibilité
Polyvalence

Compétences professionnelles
Bonne maîtrise de la bureautique,
Sens du service public,
Bonne communication orale et écrite,
Capacité d'organisation et d'adaptation,
Esprit d'initiative,
Respect de la hiérarchie et sens des responsabilités.
Sens des relations humaines : contact quotidien à l'usager

Experience: Débutant accepté

Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer un accueil téléphonique,Identifier, traiter une demande client

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.