Adjoint en Gestion d'Applications et de Scolarité H/F - Universite Grenoble Alpes

Ancrée sur son territoire, pluridisciplinaire et ouverte sur l'international, l'Université Grenoble Alpes rassemble, depuis le 1er janvier 2020, les forces de l'enseignement supérieur public de Grenoble et Valence.
En association avec les organismes nationaux de recherche et les grands instruments internationaux présents sur son territoire, elle construit sa politique de recherche et d'innovation à l'échelle mondiale.Présentation de la structure :
La Faculté de droit est une composante élémentaire de l'Université Grenoble Alpes, accueillant près de 4300 étudiants et délivrant une trentaine de diplômes, en enseignement présentiel et à distance.
Localisée sur deux sites, Grenoble et son antenne de Valence, son offre de formation est riche et diversifiée : 4 parcours de licence, 20 parcours de masters et plusieurs diplômes universitaires (DU). S'ajoutent à cette offre des préparations aux examens et concours assurés par l'Institut d'Etudes Judiciaires (IEJ).

Pour en savoir plus sur la Faculté de droit : https://droit.univ-grenoble-alpes.fr

Missions principales :
Vous exercerez vos fonctions sur le campus universitaire de Grenoble et intégrerez le Service de scolarité qui comprend plusieurs pôles dont le pôle « support applications de scolarité ». Ce Pôle SAS, composé de 5 agents, assure la coordination des activités liées aux applications de gestion de scolarité sur 3 principales applications (Apogée, ADE, Moodle) et apporte un appui à l'organisation des examens.

Sous l'autorité de la responsable opérationnelle du Pôle service support application de scolarité et du chef de service de scolarité, vous aurez pour missions principales de participer au paramétrage des applications support et d'assurer des missions logistiques liées à la scolarité (gestion des examens, chaine d'inscription, etc).

Activités :
Participer au paramétrage et à l'utilisation de l'application Apogée:
- Contribuer au paramétrage et à la modélisation des formations
- Apporter un soutien aux gestionnaires dans la réalisation de leurs missions
- Assurer le suivi des Inscriptions Administratives (fiabilisation des données)

Apporter un support à l'organisation des examens terminaux à Grenoble:
- Gérer les surveillants d'examen : mise à jour de la base de données des surveillants, établissement des plannings de présence, envoi des convocation, organisation d'une réunion d'information/formation en amont des examens, suivi et accompagnement tout au long des examens
- Organiser de façon matérielle les examens des étudiants à besoins spécifique: réservation et installation des salles de tiers temps, gestion du parc informatique dédié

Assurer un suivi de scolarité:
- Suivi des dossiers de transfert
- Participer à la chaine d'inscription et à la hotline

Restriction ou contraintes liées au poste:
Adaptabilité horaire requise lors des pics d'activité (examens, jurys et période d'inscriptions) et congés à prendre pendant les interruptions pédagogiques.

Connaître le rôle, l'organisation et le fonctionnement de l'Université ainsi que la règlementation de la scolarité serait un plus.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Faire preuve de polyvalence,Pouvoir se former à de nouveaux logiciels,Respecter la confidentialité,Maîtriser les outils bureautiques et informatiques,Adaptation, d'organisation, de rigueur et méthode,Savoir rendre des comptes à sa hiérarchie,Faire preuve de diplomatie,Garantir en permanence la qualité de l'accueil

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).