Agent Administratif Polyvalent H/F - Centre Communal D'action Sociale

Le Centre Communal d'Action Sociale d'Antibes Juan-les-Pins recherche pour le Service Action et Aide Sociales un agent administratif polyvalent (H/F).
Sous l'autorité de la responsable de service, vous serez chargé(e) de la mise en oeuvre d'actions et de fonctions d'accueil.

Missions :
- Assurer l'accueil téléphonique :
o Réceptionner les appels entrants sur la ligne directe du service, filtrer les appels, prendre des messages, informer les usagers sur leurs demandes, orienter téléphoniquement, transférer les appels, si nécessaire
o Participer à la préparation et à la distribution de colis festifs (3 fois/an)
- Réaliser des tâches de secrétariat :
o Frapper et mettre en forme le courrier (lettres simples, publipostages, convocations, rapports) concernant les aides sociales, le courrier du service et le courrier de la responsable
o Préparer le Conseil d'Administration sur les dossiers d'aide légale et facultative et saisir les demandes dans le logiciel métier
o Rédiger le Procès-verbal du Conseil d'Administration (présents, absents, procurations, décisions), rédiger les délibérations et préparer les parapheurs pour signature; saisir les décisions dans le logiciel métier et transmettre les éléments aux services concernés
o Gérer des dossiers spécifiques
o Prendre des notes (courriers, notes.)
o Réaliser des bons de commande
o Préparer et actualiser des matrices utilisées par le service
o Recueillir et mettre en forme les statistiques mensuelles et annuelles du service, réaliser un bilan chiffré
- Assurer des activités administratives :
o Établir et suivre les commandes de matériel du service,
o Réceptionner les commandes de fournitures, vérifier leur exactitude, distribuer les produits aux agents les ayant demandés
o Par quinzaine, vérifier le stock de papier et d'enveloppes, préparer la commande bimensuelle en fonction des besoins, la réceptionner et la vérifier
o Saisir des données, créer informatiquement des fichiers, des bases de données sous Excel
o Traiter les avis de décès : faire le lien avec le service Etat Civil, réceptionner les actes de décès, rattacher les documents aux dossiers des usagers dans le logiciel métier, archiver les dossiers correspondants
o Assurer le classement de documents et contribuer à l'archivage général du service

Profil recherché :
- Maîtriser les outils informatiques (logiciels métier, Excel, Word, Outlook)
- Connaître le dispositif d'aide sociales légales et facultatives
- Avoir une bonne organisation, rigueur et méthode
- Savoir mettre en oeuvre les méthodes appropriées à la diffusion d'informations
- Avoir des qualités d'écoute et relationnelles
- Avoir le sens du service public
- Avoir le sens de l'amabilité et de l'écoute, des aptitudes relationnelles
- Faire preuve de discrétion et de confidentialité professionnelle
- Avoir l'esprit d'équipe et le sens du travail en commun
- Faire preuve de réactivité
- Être ponctuel

Formation :
Bac ou équivalents avec une expérience professionnelle dans le domaine de l'accueil et du secrétariat

Informations complémentaires :
- CDD de 3 mois renouvelable - Poste vacant et pérenne - À pourvoir immédiatement
- Temps complet sur la base de 36h15 par semaine sur 5 jours, générant 25 jours de congés annuels + 7,5 jours d'ARTT annuels
- Amplitude horaire 8h30 - 17h00 du lundi au vendredi
- Salaire mensuel brut : à partir de *****€ brut selon ancienneté (selon grille indiciaire : adjoint administratif territorial)
- Participation du CCAS à la protection santé et prévoyance en cas de mutuelle labellisée et selon revenu fiscal de référence
- Prime de fin d'année
- Adhésion possible aux titres restaurant d'une valeur de 8 €uros avec une prise en charge à 50 %
- Participation aux frais de déplacement en transport en commun

Lettre de motivation + CV à adresser à l'attention de Madame CAUSSE, Directrice Adjointe à la Cohésion Sociale

Experience: 6 Mois - dans l'accueil/secretariat

Compétences: Archiver des dossiers et documents de référence,Corriger et mettre en forme un document,Mettre à jour un dossier, une base de données,Utiliser les outils numériques,Maitrise du pack office,Connaître le dispositif d'aide sociales légales

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.