Gestionnaire du Personnel - Assistant de Direction H/F - Ministère de la Culture - Liberté, égalité, fraternité

Au sein de l'équipe administrative du domaine national de Saint-Cloud, sous l'autorité de l'Administrateur en tant que gestionnaire du personnel, vous exercez les contrôles permettant à l'Administrateur de s'assurer de la régularité de la gestion RH et de la fiabilité des documents produits.
Vous informez et conseillez les services sur la réglementation applicable. Vous êtes le référent RH du domaine national de Saint-Cloud et êtes à ce titre l'interlocuteur de terrain, en lien avec l'Administrateur, de la Direction des ressources humaines au sein du monument.

Vous avez également une fonction d'assistant de l'Administrateur pour des missions de secrétariat de direction Vous apportez une aide permanente à l'Administrateur, en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers. Vous êtes également le correspondant informatique auprès du siège.

Vous participez à l'accueil des visiteurs:
Vous participez à l'accueil téléphonique du monument, en vous tenant au courant de l'actualité du site afin de pouvoir leur apporter l'information.
Vous participez à l'accueil physique des visiteurs professionnels du monument
Vous produisez les documents de gestion:
Vous produisez les contrats à durée déterminée dans le périmètre de la délégation de signature de l'Administrateur et leurs avenants.
Vous produisez les états de service fait: dimanches, fériés, manifestations au profit de tiers, heures supplémentaires, astreintes.
Vous produisez, en lien avec les personnels et leurs chefs de service, les déclarations d'accident de travail et vous assurez de leur suivi.
Vous gérez les titres restaurants du personnel non permanent
Vous êtes le lien pour les campagnes lancées par le service des ressources humaines, par exemple: mutuelle, chèques rentrée scolaire, chèques cadeaux, noël des enfants, attestations des véhicules, assurances annuelles des agents logés ...

Vous venez en appui des équipes:
Vous assurez le suivi du retour des entretiens professionnels à la Direction des ressources humaines.
Vous assurez le suivi des recrutements en cours, en lien avec la Direction des ressources humaines
Vous saisissez les heures mécénat des agents sur le progiciel de gestion du temps de travail
Vous assurez le suivi des visites médicales
Vous assurez le suivi des formations par service.
Vous assurez le suivi de la campagne annuelle de compte épargne temps.
Vous transmettez aux agents les actes administratifs les concernant (arrêtes, décisions ...)
Vous répondez aux sollicitations des agents pour les assister dans leurs démarches administratives professionnelles.
Vous tenez à jour les dossiers de proximité des agents.
Vous assurez le suivi de l'accueil des stagiaires
Vous assurez le contrôle des règles de gestion des personnels:
Vous assurez le suivi de la consommation du budget de vacation
Vous renseignez le progiciel de gestion du temps de travail des informations vérifiées

Suite des missions:
Vous faite partie des administrateurs du progiciel de gestion des frais de déplacements et à ce titre validez ordres de mission et états de frais.
Vous vous assurez du respect des règles administratives de gestion de personnel dans les services et alertez l'Administrateur en cas de besoin.
Vous participez aux formations et séminaires à destination des référents RH
Assistance de direction:
Vous vous assurez de la signature, mise à jour et archivage des conventions, mises à jour et archivages
Vous organisez l'agenda et prenez des rendez-vous en fonction des priorités de l'Administrateur
Vous organisez, suivez et rédigez les comptes-rendus des réunions de Direction
Vous organisez les déplacements de l'Administrateur et gérez les états de frais ainsi que les réservations.
Vous rédigez des notes, compte-rendu de réunions et autres courriers.
Vous organisez les réunions et prévoyez leurs conditions d'accueil
Vous enregistrez le courrier
Vous relayez les informations auprès des services et agents concernés
Mise à jour, classement, archivages
Vous gérez les dossiers des sinistres en lien avec le service juridique, assurances et tiers
Compétences techniques :
Utilisation de progiciels de gestion de temps de travail et de gestion de frais.
Maîtrise des outils informatiques et du pack office, notamment Excel.
Travail sur ressources informatiques partagées, notamment Outlook.
Savoir-faire:
Gestion du temps et des priorités
Respect des délais et planification.
Constitution de tableaux de bord et de suivi d'activités.
Rédaction d'écrits administratifs simples.
Rendre compte à sa hiérarchie.
Savoir-être:
Disponibilité et respect à l'égard du public et des collègues.
Pédagogie et diplomatie.
Discrétion, réactivité, rigueur, patience.