Assistant·e du Directeur Général H/F - Ministères transition écologique, cohésion des territoires, mer

Capacité, au sein du cabinet DG, à faciliter, fluidifier et anticiper les interactions avec l'ensemble des interlocuteurs en interne et en externe.

Activités principales :
Assistance dans la gestion du temps, notamment :
- tenue des agendas,
- organisation des rendez-vous et réunions
- préparation des déplacements et établissement des ordres de mission

Assistance à la production et à la gestion de documents :
- préparation des dossiers
- frappe ou mise en forme, reproduction, numérisation de documents
- classement électronique
- gestion des fournitures

Relais de communication interne et externe:
- accueil physique et téléphonique, prise de messages,
- filtrage des communications
- dispatching et gestion du courrier
- connaissance des affaires traitées pour renseigner et orienter
- diffusion de la documentation, circulation de l'information

Partenaires internes et externes :
En interne : l'ensemble des agents de la direction
En externe : Les services du secrétariat général du ministère, les autres directions d'administration centrale, des opérateurs et partenaires extérieurs.

Responsabilités tenant au poste ou au positionnement du titulaire :
Travail individuel en tant qu'assistante et en binôme avec la secrétaire du directeur général
Travail en polyvalence, en tant que besoin, avec les assistantes du service.
Pourrait se voir confier des dossiers en propre à suivre.

Positionnement dans la structure :
Rattachée au DG et à son adjoint

Compétences techniques :Libre Office, word, excel, messagerie, powerpoint...

Compétences transversales : Rigueur, ordre et précision. Sens de l'organisation et des priorités et rapidité de réaction
Savoir rendre compte
Adaptabilité aux situations et à la diversité des tâches

Compétences relationnelles : Dynamisme, amabilité n'excluant pas un peu de fermeté, patience, tact, discrétion. Qualité d'écoute.
Sens du travail en équipe et de l'initiative. Curiosité intellectuelle.