Assistant·e en Gestion Administrative H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

MISSIONS DU POSTE

L'UFR3S, campus Santé, situé au sud de Lille à proximité des hôpitaux publics, regroupe les départements facultaires d'ingénierie et management de la santé, médecine, odontologie, pharmacie ainsi que sciences du sport et de l'éducation physique. Il accueille chaque année plus de 20 000 étudiants, des équipes de recherche scientifique et plus de 1 300 agents répartis sur plusieurs bâtiments.Dans le cadre de la réforme du second cycle des études de santé, le service FTLV a été chargé de la gestion et de l'organisation des recrutements des PS/PSS, ainsi que de l'accompagnement des services et équipes concernées lors des examens nationaux.
Le/la coordinateur·trice du bureau R2C assure, sous la responsabilité de son N+1, la coordination globale du processus d'organisation des examens en lien avec le recrutement, la formation et le suivi des PS et PSS. Il/elle veille au bon déroulement logistique, pédagogique et administratif des épreuves en collaboration avec les services et équipes concernées.

ACTIVITES PRINCIPALES ET ASSOCIEES

- Assurer la coordination et/ ou la réalisation des activités administratives du bureau
- Mettre en oeuvre en collaboration avec le service communication, les campagnes de publicité et de recrutement des patients standardisés (PS)
- Assurer en collaboration avec l'équipe dédiée la sélection des PS/PSS

- Coordonner les aspects logistiques en lien avec les PS/PSS lors des examens
- Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les divers partenaires
- Appuyer la gestionnaire du bureau PS/PSS dans la planification et le suivi administratif
- Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure
- Garantir que toutes les conditions requises des PS/PSS soient conformes aux attentes réglementaires et organisationnelles
- Collaborer avec les services de scolarité et les équipes pédagogiques pour la mise en place des épreuves
- Assurer un travail collaboratif avec la gestionnaire du bureau
- Coordonner l'ensemble du processus des examens en lien avec la gestion des PS/PSS
- Travailler en transversalité avec les équipes pédagogiques, administratives et le service communication.
- Assurer un suivi régulier des actions et rendre compte à sa hiérarchie
- Alerter le N+1 en cas de problématique opérationnelle ou de non-conformité

Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l'environnement professionnel

Connaître :

- La réglementation et les procédures relatives au PS
- Les structures de l'établissement et leur fonctionnement
- L'organisation de l'enseignement supérieur
- La méthodologie de conduite de projet
- Les techniques d'élaboration de documents

Savoir-faire opérationnels

-Réaliser des synthèses
- Rédiger des rapports, procédures ou des documents
- Concevoir des tableaux de bord
Afficher la suite
Savoir-faire comportementaux

- Capacités d'organisation et de planification
- Aptitude à coordonner des équipes et à travailler en transversalité
- Sens de la communication et du relationnel
- Rigueur, autonomie et réactivité
- Maîtrise des outils bureautiques et de gestion

- Connaissance des outils bureautiques
- Expérience en coordination administrative, gestion d'examens, de projets pédagogiques ou d'organisation d'événements