Secrétaire de Circonscription - Dsden de l'Isère 38 H/F - Rectorat

Le/la secrétaire de circonscription du premier degré est en charge de la gestion courante du secrétariat de l'inspection.

Activités :
. Réception des personnes et de l'information, tri et répartition des demandes, appels, messages, courriers papier et électronique.
. Gestion de tous les aspects de la crise sanitaire.
. Mise à jour de l'agenda IEN, réunions, rendez-vous,
. Gestion des rendez-vous de carrière dans le cadre du PPCR.
. Rôle d'apaisement dans la première phase de gestion des conflits, au moment de l'appel téléphonique.
. Traitement des demandes, (mairies, enseignants, directeurs, parents ou autres), si la situation ne dépend directement et uniquement de monsieur l'inspecteur.
. Saisie courriers, rapports, etc.
. Gestion des remplacements et des absences des PE. Collaboration avec les responsables de la zone sud de remplacement.
. Suivi et prise en charge de toute la partie administrative des différents dossiers, (enquêtes, formations, carte scolaire, site, etc.) en lien avec les autres membres de l'équipe de circonscription : conseillers pédagogiques enseignant référent TICE...
. Maitrise des outils facilitant la gestion de ces dossiers.
. Création d'outils de gestion et de synthèse pour le suivi des activités en école selon les orientations données par le ministère.

Conditions particulières d'exercice :
L'adaptation à une gestion parcellaire de nombreux dossier.
La circonscription doit assurer l'amplitude horaire quotidienne attendue.
Les congés ne peuvent être pris en dehors des congés scolaires.

Deux postes à pourvoir : circonscription de Grenoble 2 et circonscription de Voiron 3

Connaissances :
. Système éducatif du 1er degré et ses enjeux
. Connaissances des procédures en application dans le secteur
. Modes de fonctionnement des administrations publiques

Compétences opérationnelles :
. savoir inscrire son activité dans un cadre de gestion complexe
. évaluer et hiérarchiser des besoins
. posséder des compétences rédactionnelles
. maîtriser l'outil informatique et en particulier Excel (tableau croisé dynamique) et Word (publipostage)
. savoir travailler dans l'urgence
. travailler en équipe
. esprit d'initiative

Compétences comportementales :
. autonomie
. discrétion professionnelle et confidentialité
. capacité d'analyse et de synthèse
. capacité de décision
. réactivité
. rigueur / fiabilité
. sens relationnel/diplomatie
. capacité à gérer le stress

Experience: 1 An(s)

Langues: Français exigé

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Administration publique (tutelle) de la santé, de la formation, de la culture et des services sociaux, autre que sécurité sociale