Responsable des Pôles « Accueil Physique » et « Courrier-Courriel » H/F - Fonction publique de l'État

Groupe RIFSEEP : 1
Domaine(s) fonctionnel(s)
Relation à l'usager / Accueil
Emploi(s) type / Code(s) fiche de l'emploi-type
Responsable d'accueil => FPUSA04

Vos activités principales
Au titre de l'encadrementdes agents des pôles «accueil physique» et «courrier-courriel»:
Encadrer et accompagner les agents dans l'exercice de leur mission
Réaliser les entretiens professionnels annuels et des entretiens de mi-année
assurer la montée en compétence des agents en réalisant des entretiens de retour d'information sur leurs pratiques, en aménageant, dans le planning, des temps dédiés à la formation en ligne et en s'assurant du suivi des formations obligatoires
Organiser le travail: mettre en oeuvre les polyvalences et s'assurer que le planning prévisionnel des absences respecte les besoins de remplacement
organiser et animer les réunions des pôles, produire les comptes rendus de réunion
participer aux réunions d'encadrement internes au SRU
assurer un passage hebdomadaire sur les sites distants où travaillent les agents des pôles (DDTM, DDPP, DDETS)
Au titre de l'activité des pôles:
assurer la mise en oeuvre des engagements Quali-ATE (mise à jour de la documentation et de l'affichage Qualité, suivi des indicateurs, des réclamations - suggestions, contrôle qualité des réponses au courriel)
mettre à jour la documentation des pôles (fiches de procédure et guide) et s'assurer de sa diffusion et de l'application par les agents
veiller à la mise à jour des informations communiquées au public en lien avec le responsable du pôle «accueil téléphonique» afin d'assurer une égale information des agents des trois pôles du service
assurer les commandes de consommable de la poste
Dans le cadre de la polyvalence:
assurer la gestion des missions courrier- courriel (gestion boite mail, courrier arrivée/départ, courrier réservé) en cas d'absence des gestionnaires. (se référer au tableau des polyvalences du service )
administrer l'application Maarch courrier du SRU (gestion de droits)
se référer au tableau des polyvalences du service pour l'ordre de priorité des polyvalences entre encadrant
Votre environnement professionnel

Le secrétariat général commun assure l'ensemble des fonctions supports pour la préfecture et les 3 directions départementales interministérielles.

Il comprend 5 services : le service des ressources humaines, le service budget/finances, le service
immobilier/logistique, le service relations avec les usagers et le service informatique.

Votre environnement professionnel
Le secrétariat général commun assure l'ensemble des fonctions supports pour la préfecture et les 3 directions départementales interministérielles.
Il comprend 5 services : le service des ressources humaines, le service budget/finances, le service
immobilier/logistique, le service relations avec les usagers et le service informatique.

Activités du service
Accueil physique des usagers ( Préfecture, DDTM, DDPP, DDETS Quimper, DDETS Brest)
Points d'accueil numériques (préfecture)
Accueil téléphonique ( centre d'appels préfecture / standard régional mutualisé en heure non ouvrée)
Gestion du courrier: tri, affectation, navette inter-site, courrier réservé des membres du corps préfectoral, Contractualisation la poste,
Gestion des courriels: boite fonctionnelle de la préfecture, de la DDTM, de la DDPP, maarch
Gestion des archives
Composition et effectifs du service
Le service des relations avec les usagers est composé d'une cheffe de service (A+), une adjointe à la cheffe de service (A), 2 responsables de pôle (B) et 21 agents (C).
Liaisons hiérarchiques
L'adjointe de la cheffe de service
La cheffe du service des relations avec les usagers
le directeur adjoint du secrétariat général commun,
la directrice du secrétariat général commun
Liaisons fonctionnelles
Tous services de la préfecture, tous les services de l'état dans le département.

Vos compétences principales mises en oeuvre
Connaissances techniques
Connaître l'environnement professionnel / niveau pratique - requis
Avoir des compétences en informatique -bureautique / niveau maîtrise - requis
Savoir-faire
Savoir rédiger / niveau maîtrise - requis
Savoir s'organiser / niveau maîtrise - requis
Avoir l'esprit de synthèse / niveau pratique - requis
Savoir travailler en équipe / niveau pratique - à acquérir
Savoir-être
S'avoir s'exprimer oralement / niveau pratique - requis
Savoir communiquer / niveau pratique - requis
Savoir s'adapter / niveau maîtrise - requis
Avoir le sens des relations humaines / niveau pratique - requis
Autres: Le poste suppose une bonne connaissance de l'environnement Ministère de l'intérieur - SGCD - Administration territoriale de l'État et une capacité à structurer ses écrits.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
Poste en horaire de bureau soumis au régime horaire classique (7h36/jours - 38h/semaine)
Formation obligatoire à suivre:
management: encadrement de proximité, gestion des conflits, évaluateur.
lutte contre la fraude interne / sensibilisation à la déontologie
laïcité
télétravailleur (si concerné)
poste compatible avec le télétravail, à raison de 1 jour par semaine maximum, une fois l'agent formé et autonome
Durée attendue sur le poste: 3 à 5 ans
Vos perspectives:
Le poste de chef du pôle accueil physique et courrier-courriel implique un niveau d'encadrement de proximité important auprès d'une équipe réparties sur 5 sites. Ces fonctions ont vocation à être mises en valeur dans le cadre de concours interne, examen professionnel ou de la promotion interne.