Secrétaire de Direction H/F - Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité

En tant qu'adjoint(e) administratif/ve au sein de la Direction générale, vous assurez le secrétariat de la direction, participer à la gestion de l'ENPJJ et assurer la mise en oeuvre administratives, et logistique des formations et journées d'études pilotées par un membre de la direction générale. Vos missions principales:

· Accueil physique et téléphonique, traitement du courrier, archivage.

· Gérer les aspects logistiques de la direction générale en lien avec le secrétariat général

· Enregistrement et distribution du courrier départ et arrivée

· Tenue des agendas et plannings

· Gestion administrative des formations : constitution des dossiers, réservation des salles, convocations, attestations de stage, suivi des présences...

· Planifier et organiser les réunions de la direction générale

· Préparer les aspects administratifs, financiers et logistiques des évènements, des séminaires et instances organisées par la Direction générale

· Rédiger et diffuser les comptes rendus de CODIR et du COLDIR

· Collecter et renseigner des tableaux de suivi de commande et assurer les relances

· Préparer les fonds de dossier pour la direction générale

· Assurer la gestion administrative du processus de sélection des candidatures du Cycle Interinstitutions de Management Supérieur des Services Publics (en lien avec la direction du service de la formation) : diffuser des informations relatives à l'appel à candidature, collecter les candidatures, transmettre pour validation à la DPJJ les dossiers candidatures retenus par la direction générale et envoyer les courriers de réponses positives ou négatives aux candidats

Connaisances

- Techniques de secrétariat
- Environnement administratif et institutionnel
- Techniques de classement et d'archivage
- Applications métiers (Harmonie, Chorus)
- Chartes graphiques

Savoir-faire

- travailler en équipe et en transversalité
- Maîtriser les délais
- Rédiger

Savoir-être

- Avoir le sens des relations humaines
- Être réactif
- Faire preuve de discrétion
- Être rigoureux