Assistant - Assistante de Direction H/F - Mairie

Vous serez placé.e sous l'autorité du Directeur général des services pour lui apporter une aide permanente en termes d'organisation, de communication, d'information et de suivi des dossiers et vous assurerez les missions suivantes :

Missions

Organisation de la vie professionnelle du Maire et du Directeur Général des services
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du Directeur général et du Maire
- Rappeler les informations importantes et transmettre les messages
- Organiser les déplacements

Organisation et planification des réunions
- En concertation avec le Directeur général et/ou le Maire, rédiger les ordres du jour des réunions de Direction générale, Comité de direction, Bureau municipal et Conseil Municipal et préparer les dossiers afférents
- Transmettre les documents nécessaires à la tenue des réunions en respectant les procédures, délais et règles de confidentialité
- Rédiger les comptes rendus
- Organiser la logistique des réunions (réservation des salles, mise à disposition de matériel .)

Rédaction et mise en forme de documents administratifs :
- Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous types de documents administratifs
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Organiser le classement et respecter les règles d'archivage des dossiers

Suivi des projets et activités du service
- Assurer le suivi budgétaire des activités du service
- Contribuer à élaborer un bilan annuel de l'activité des services de la collectivité

Accueil téléphonique, physique, gestion du courrier
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques
- Enregistrer et diffuser via la GED le courrier entrant (courrier papier et boite mail mairie)
- Assurer le suivi de la circulation des parapheurs

Appliquer le Charte Marianne pour l'accueil du public
- Garantir un service public de qualité
- Offrir une relation de proximité
- Accueillir le public avec humanité

Experience: 24 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Collecter et analyser des données, des informations,Gérer un planning,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Relayer de l'information

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.