Assistant de Direction du Secrétaire Général H/F - Fonction publique de l'État

Groupe RIFSEEP : 1
Vos activités principales :
L'assistante du secrétaire général assure les missions suivantes:
- gestion de l'agenda du secrétaire général, organisation et coordination des audiences et des déplacements, vérification de la complétude des dossiers avec coordination des services si nécessaire
- traitement de dossiers ponctuels
- accueil physique et téléphonique des interlocuteurs du secrétaire général
- relecture et mise en forme des documents adressés par les services
- gestion des frais du secrétaire général et des chauffeurs
Elle assure ces missions en liaison étroite avec les deux collègues chargés de ces mêmes fonctions auprès des autres membres du corps préfectoral (préfet et directeur de cabinet) afin d'assurer la cohérence des agendas et des déplacements.
Elle sera amenée à remplacer l'assistante du préfet ou du directeur de cabinet durant leurs congés.

Votre environnement professionnel :

Activités du service
Secrétariat du corps préfectoral
Composition et effectifs du service

3 secrétaires
Liaisons hiérarchiques
Responsable hiérarchique N+1: Secrétaire Général
Liaisons fonctionnelles
Les élus du département et leurs collaborateurs, ceux des parlementaires - tous les services de la préfecture - les directions départementales interministérielles - les autres services de l'Etat - les cabinets ministériels et les directions d'administration centrale

Vos compétences principales mises en oeuvre :

Connaissances techniques

Avoir des compétences en informatique -bureautique - niveau maîtrise - requis
Connaître l'environnement professionnel - niveau maîtrise - requis

Savoir-faire

Savoir travailler en équipe- niveau maîtrise - requis
Savoir rédiger- niveau pratique - requis
Savoir s'organiser - niveau maîtrise - requis
Autonomie et sens des responsabilités - niveau maîtrise -requis

Savoir-être
Savoir s'exprimer oralement - niveau maîtrise - requis
Savoir s'adapter- niveau maîtrise - requis
Savoir accueillir - niveau maîtrise - requis
Avoir le sens des relations humaines- niveau maîtrise - requis

Vos perspectives

Les qualités acquises et développées dans le poste (acquisition d'une forte autonomie dans l'organisation des missions; aptitude à traiter avec des interlocuteurs de haut niveau; réactivité et sens de l'anticipation) permettent d'évoluer vers des missions à responsabilité.