Adjoint Adm - Assistant·e Secrétariat à la Crmh Nouvelle-Aquitaine Site de Bordeaux H/F - Ministère de la Culture - Liberté, égalité, fraternité

Sous l'autorité du chef de l'Unité départementale de l'architecture et du patrimoine (UDAP) de la Charente-Maritime, la/le titulaire du poste assure des missions d'accueil et d'assistant/e en participant au contrôle et à l'expertise des projets menés dans les espaces protégés (sites patrimoniaux remarquables, abords des monuments historiques, sites classés et inscrits), au conseil et à la promotion d'un urbanisme et une architecture de qualité, ainsi qu'à la veille de la conservation des monuments historiques. Le poste est caractérisé par:

· Des missions variées, combinant relationnel, organisation et gestion administrative.

· Un rôle concret sur des sujets impactant directement la qualité du cadre de vie de tous.

· La possibilité de développer ses compétences (formations, accompagnement).

Missions et activités principales

Un rôle clé d'assistance

Être le premier point de contact du service : permanence téléphonique et accueil physique, gestion du courrier et des courriels.
Gérer et fluidifier la circulation de l'information : courrier postal et électronique, suivi des demandes.
Apporter un appui essentiel à l'équipe : organisation de réunions, permanences et déplacements.
Assurer le bon fonctionnement quotidien : commandes de fournitures, classement et archivage.
Assurer l'interface avec les services de la DRAC (secrétariat général, archéologie, monuments historiques, musées etc.) et les partenaires institutionnels (collectivités locales, préfecture etc.).

Un appui pour les équipes techniques

Constituer un support autonome pour les architectes, ingénieurs et techniciens en filtrant et traitant les demandes de premier niveau.

Une contribution directe à la gestion des dossiers

Enregistrer et pré-instruire des dossiers d'autorisation de travaux.
Effectuer des recherches d'antériorités (travaux à la même adresse).
Vérifier la complétude et la conformité des informations et suivre les consultations préalables.

Un rôle collaboratif et polyvalent

Travailler en binôme avec une deuxième assistante et se remplacer mutuellement en cas d'absence.
Travailler en étroite collaboration avec le chef de service et l'équipe.

Compétences principales mises en oeuvre :

· Maîtrise des outils bureautiques classiques (Office, Outlook)

· Maîtrise de l'accueil téléphonique professionnel

· Capacité de synthèse et de rédaction

· Gestion administrative des dossiers

· Filtrage et priorisation des demandes

Savoir-être (compétences comportementales)

· Sens de l'accueil : capacité à mettre les interlocuteurs à l'aise et à gérer les interactions avec courtoisie et professionnalisme.
Afficher la suite
· Calme et patience : capacité à gérer plusieurs interlocuteurs et situations parfois stressantes avec sérénité.

· Discrétion : aptitude à gérer des informations sensibles ou confidentielles.

· Rigueur et polyvalence : précision dans le suivi des dossiers, capacité de gérer la diversité des missions.

· Esprit d'équipe : aptitude à collaborer avec les collègues et à les soutenir.

· Proactivité et anticipation : savoir filtrer et traiter les demandes.

Profil du candidat recherché (le cas échéant): profil ayant déjà occupé un poste similaireou expérience sur un poste d'interaction directe avec le public.