Adjoint Administratif H/F - Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité

Les activités du service

L'adjoint administratif est chargé de fonctions administratives d'exécution comportant la connaissance et l'application de règlements administratifs.

Positionné au sein d'une antenne locale d'insertion et de probation et placé sous l'autorité hiérarchique d'un DPIP, chef d'antenne. Le cas échéant, l'adjoint administratif peut être placé sous l'autorité directe d'un secrétaire administratif. Au sein d'une équipe pluridisciplinaire, il assure les missions de secrétariat ou d'accueil des publics.

Vos activités principales

- Assurer les tâches de secrétariat (enregistrement, transmission et acheminement des courriers postaux et électroniques, suivi des emplois du temps, des achats et des commandes de fournitures et de matériel, préparation des ordres de mission et des autorisations de conduite de véhicules, etc.)

- Assurer la mise en état et assurer la gestion administrative des dossiers des agents

- Participer au suivi de l'exécution budgétaire

- Participer au suivi statistique

- Participer à l'accueil des élèves et des stagiaires

Lorsque l'adjoint administratif est positionné en antenne, plus spécifiquement:

- Accueillir physiquement et téléphoniquement les publics, particulièrement les personnes placées sous-main de justice

- Recueillir et transmettre les premiers éléments d'information aux personnels concernés

- Créer des mesures judiciaires sur l'applicatif métier

- Assurer la mise en état et assurer la gestion administrative des dossiers administratifs des personnes suivies

- Assurer l'archivage des dossiers des personnes suivies

Vos principales compétences à mettre en oeuvre

Compétences opérationnelles : Savoir-faire

- L'accueil
- Mettre en forme un document
- Synthétiser et rendre compte
- Travailler en équipe
- Contribuer à la diffusion de l'information
- Utiliser des outils de planification
- Utiliser des applicatifs informatiques « métier »

Capacités relationnelles : Savoir-être
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- Etre rigoureux
- Avoir des qualités d'écoute
- Faire preuve de discrétion professionnelle
- Savoir rendre compte des situations sensibles
- S'adapter à son environnement
- Sens de la discrétion et de réserve