Assistant de Direction H/F - Centre Regional Oeuvres Univ Scolaires

Description du poste :

Organisation de la Direction

- Tenue de l'agenda de la Directrice générale et du Directeur adjoint.
- Création du planning annuel des réunions et des instances de concertation en relation avec l'ensemble des services (CA, concertations élus étudiants, réunions de service, de direction, externes et instances de dialogue social en lien avec la DRH et la Conseillère de prévention).

Courriers et activités externes du Directeur

- Suivi des affaires réservées du Directeur général.
- Gestion des dossiers relevant du Directeur général et du Directeur adjoint.
- Suivi et vérification des réponses des divisions ou services à la signature du Directeur général.
- Préparation des dossiers des réunions internes et externes du Directeur général et du Directeur adjoint.

Instances décisionnelles

- Mise en forme des dossiers à remettre aux membres du CA et des supports de présentation et de communication.
- En charge des comptes rendus ou des relevés de décisions des réunions de Direction.

Affaires Générales

- Suivi des délégations de signature.
- Suivi des enquêtes nationales.
- Suivi des notes de service internes.
- Mise à jour des réquisitions annuelles (commissariats de police).
- Gestion du parc automobile (50 véhicules de service) et du parc de téléphonie (y compris abonnements).
- Suivi des concessions de logement et des permanences de gestion.
- Établissement des bons de commande pour prestations CA ou réunions internes.
- Actualisation des annuaires et des listes de diffusion internes.
- Évaluer les risques en matière de sûreté et proposer des mesures protectrices.
- Attribuer les badges d'ouverture de porte et gérer les contrôles d'accès.
- Participer à la définition des besoins sur son périmètre et élaborer le budget du service.
- Anticiper les attributions de matériels aux personnels nouvellement nommés (mobilier, fournitures, etc.) et gérer les restitutions à l'occasion des départs.
- Approvisionner les services centraux et gérer les stocks, y compris pour les commandes spécifiques de la direction générale.
- Attribuer et gérer les locaux de stockage et d'archivage.
- Contrôler les fournisseurs sur son périmètre et constater le service fait.
- Produire des tableaux de bord et des indicateurs spécifiques à l'activité.

Partenariats institutionnels, évènementiel, communication

- Participation à l'organisation et à l'animation des événements ou opérations de relations publiques : inaugurations, séminaires, journées des nouveaux arrivants, etc.
- Participation à l'organisation des élections des représentants des étudiants au conseil d'administration.

Relations fonctionnelles

- Relations permanentes avec tous les services internes et les prestataires extérieurs.
- Collaboration étroite avec la DRH, la Conseillère de prévention et les divisions opérationnelles.
- Coordination avec l'autre assistant(e) en charge des services intérieurs pour assurer la continuité et la mutualisation des tâches.

Profil / Expérience :

- Rigueur
- Discrétion professionnelle
- Sens de l'écoute et de la relation humaine
- Travail en équipe
- Connaissances des outils bureautiques
- Bonne maîtrise de l'orthographe, de la grammaire et du langage administratif
- Polyvalence
- Organisation
- Réactivité

Conditions particulières

- Contraintes du poste liées au calendrier universitaire.

Le Crous de l'académie de Créteil est un établissement public administratif régi par le décret n° 2016-1042 du 29 juillet 2016 relatif aux missions et à l'organisation des oeuvres universitaires. Il est placé sous la tutelle du ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche. Il remplit une mission de service public à vocation sociale. Il existe 26 Crous en France regroupés au sein d'un réseau animé par le Cnous (Centre National des Œuvres Universitaires et Scolaires).

Les deux missions principales du Crous de l'académie de Créteil sont d'une part de favoriser la réussite de tous les étudiants, d'autre part de contribuer à l'attractivité des établissements d'enseignement supérieur.

Le Crous de Créteil intervient dans le cadre de ses missions au sein d'une académie dynamique et en pleine expansion, composée de 3 départements (Seine-et-Marne - 77 ; Seine-Saint-Denis - 93 ; Val-de-Marne - 94,) et qui accueille près de 165 000 étudiants à la rentrée 2024, soit le 5ème effectif national, et plus de 50 000 boursiers. Il gère 5 000 places en résidence universitaire, sert 2,5 millions d'équivalent repas annuellement dans les différentes structures de restauration universitaire (restaurants, cafétérias, libres-services, brasseries, vente à emporter). Le Crous de Créteil emploie 450 personnels administratifs, techniques et sociaux.