Technicien en Gestion Administrative H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Gestion administrative des étudiants de la filière FIE

- Assurer le suivi administratif des étudiants FIE dans la base de données (inscriptions, emplois du temps, feuilles de présence, trombinoscopes, etc.)
- Réaliser les réservations de salles pour les besoins pédagogiques ou logistiques
- Participer à l'organisation d'événements internes et au suivi administratif des événements extérieurs
- Gérer les commandes de fournitures pour les services de l'IOGS et de la scolarité présente dans le bâtiment
- Mettre à jour et diffuser les outils de suivi : tableaux de bord, annuaires, listes de diffusion

Gestion logistique et administrative du bâtiment 503

- Préparer et suivre les protocoles d'hébergement, conventions et fiches techniques des entreprises résidentes
- Réaliser les états des lieux d'entrée et de sortie des locaux pour les sociétés accueillies
- Gérer la récupération et la distribution des clés des locaux
- Assurer l'interface avec les entreprises du bâtiment 503 et les services de maintenance
- Diffuser les consignes de sécurité et veiller à leur bonne application (plans Vigipirate, incendie, etc.)
- Informer les résidents du bâtiment par courriel (incidents techniques, coupures, accès, fermetures temporaires, etc.)
- Assurer la transmission des informations utiles aux usagers et aux équipes
- Être référent·e accueil
- Former et encadrer les hôtesses d'accueil
- Créer et gérer les badges d'accès via le logiciel AEOS
- Assurer le suivi de l'attribution des clés et le classement des attestations associées

Connaissance, savoir :

- Connaissance de I organisation générale et du fonctionnement d'un établissement d'enseignement supérieur.
- Connaissance des techniques de gestion administrative et d'élaboration de documents.
- Connaissance de la réglementation et des procédures du domaine de la scolarité.
- Connaissance des partenaires de l'école.
- Connaissance générale des techniques et règles de classement et d'archivage.
- Techniques de communication orale et écrite.

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Savoir-faire :

- Appliquer les dispositions réglementaires
- Utiliser des logiciels spécifiques à l'activité ainsi que le Pack office (Excel, Word, etc.)
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
- Travailler en équipe

Savoir-être :

- Sens de la confidentialité
- Rigueur, fiabilité
- Sens relationnel