Gestionnaire Administratif Financier et Organisation d'Évènements H/F - Ecole Normale Supérieure de Lyon

L'Ecole Normale Supérieure de Lyon (ENS Lyon), implantée à Lyon Gerland, forme ses étudiants par et pour la recherche. Elle regroupe toutes les disciplines, en dehors du droit et de la médecine.

L'École Normale Supérieure de Lyon dispense une formation d'excellence à des élèves et à des étudiants se destinant aux métiers de l'enseignement et de la recherche et concourt à la formation des cadres supérieurs de la haute administration et des entreprises.

PRÉSENTATION DU SERVICE :
La Cellule assure ses missions en priorité sur le site Buisson, élargi aux sites de Descartes et Monod de l'ENS. Elle est composée de 3 agents dont la responsable et fait partie intégrante de la Direction des Ressources administratives et financières. Elle assure une fonction support auprès de l'Institut Français de l'Éducation (IFÉ). L'IFÉ est une structure nationale de recherche, de formation et de médiation des savoirs en matière d'éducation intégré l'École Normale Supérieure de Lyon (ENS de Lyon). L'IFÉ crée et propose des ressources, des formations, des accompagnements principalement auprès de formateurs d'enseignants et d'inspecteurs en s'appuyant sur une collaboration étroite avec des chercheurs experts de leurs domaines en sciences de l'éducation principalement.

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL :
Relation hiérarchique :
Placé sous la responsabilité directe du responsable de la cellule Évènements de l'Ifé.

Relations fonctionnelles internes :
Direction Générale des Services, Coordination Manifestation, Direction des Affaires Financières, service facturier, Service ENS Media.

Relations fonctionnelles externes :
Enseignants chercheurs et autres établissements d'enseignement supérieur.
Service de traiteurs, hôteliers, centrale de réservation de transports.
Contraintes particulières de travail
Selon la programmation des évènements, se rendre disponible sur de grandes plages horaires.MISSION :
Sous l'autorité de la responsable de la cellule, la mission principale de l'agent consiste à traiter les demandes d'organisation de formations et d'évènements et de réservations de salles qui lui seront adressées par les chercheurs du pôle Formation IFÉ. Après avoir évalué les dépenses liées à ces évènements, il effectue un suivi précis des budgets, prévoit les supports de communication et fait un retour pour validation auprès du responsable hiérarchique. Il exécute les actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de la structure ; recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure. Ce poste nécessite un dialogue permanent avec de nombreux services de l'École ainsi que de nombreux intervenants extérieurs.

ACTIVITÉS :
Activités principales :

- Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes IFÉ
- Traiter les demandes de prise en charge de déplacements, d'hébergements, de réservations de salles
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...)
- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité
- Accueillir, orienter, renseigner le public, sur place ou par téléphone
- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers) et lors des manifestations/évènements organisés sur site
- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) lors de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques)
- Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la cellule ou de la DRAF en appliquant les procédures dédiées
- Répondre aux demandes d'informations des autres services IFÉ/ENS et de l'extérieur
- Participer à l'élaboration des bilans financiers pour une validation par la DAF et Agent comptable éventuellement
- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...)
- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés

Activités associées

- Participer aux réunions des gestionnaires financiers organisées par la Direction des Affaires Financières de l'ENS
- Prêter assistance aux collègues du service afin d'assurer la continuité du service

COMPÉTENCES REQUISES :
Connaissances sur l'environnement professionnel :
Connaître l'ensemble des sites, bâtiments et services de l'ENS
Maitriser l'application Sygefor afin de permettre une fluidité dans la gestion des formations.
Connaître la communication (gestion et édition des programmes, utilisation de l'application agenda ENS)
Connaître la règlementation en matière de gestion financière

Savoir-faire opérationnel :
Capacité à travailler en équipe,
Respecter les procédures établies
Être à l'aise avec les outils informatiques : bureautique (messagerie, Word, Excel, AdobeAcrobat) et la connaissance des logiciels GFC-Dépenses, GFC Missions et le portail de Gestion Électronique des Documents (GED)
Avoir des capacités rédactionnelles
Avoir les techniques d'élaboration de documents
Posséder les techniques d'accueil téléphonique et physique
Avoir le sens de l'organisation et d'autonomie sur les tâches attendues
Compétence organisationnelle
Appliquer les consignes orales et écrites

Savoir-être :
Sens du service public
Réactivité
Sens relationnel
Sens de l'organisation
Savoir rendre compte
Disponibilité
Autonomie tout en sachant alerter la hiérarchie