Assistant Administratif H/F - Seqens

Seqens est un acteur global du logement en Ile-de-France et la première Société à mission du groupe Action Logement.

Avec un parc de 108 000 logements, Seqens s'illustre par un maillage territorial fort : notre patrimoine est présent dans plus de 342 communes franciliennes.

Être Société à mission, c'est poursuivre des objectifs sociaux, sociétaux et environnementaux ambitieux, inscrits dans les Statuts de l'entreprise.

Notre raison d'être : « Donner à chacun sa chance en innovant pour l'habitat ».Rattaché au Secrétaire Général de la Direction Départementale des Yvelines, vous assurez les missions d'assistanat : transmission d'informations, suivi et classement de dossiers, préparation et organisation de rendez-vous, rédaction de documents.

Dans ce cadre, vous intervenez pour les missions suivantes :

Assistance administrative

- Gérer le traitement du courrier entrant et sortant,

- Enregistrer les courriers de réclamation dans l'outil COLIBRI,

- Assurer le classement et l'archivage des documents papier et numériques (GEIDE),

- Apporter un appui administratif aux différents services à la demande du Secrétaire Général (mailings, copies, suivi des dossiers administratifs, mise en forme de documents, comptes rendus, etc.),

- Participer à l'organisation logistique des rendez-vous, réunions et événements de la Direction Départementale,

- Contribuer à l'élaboration des tableaux de bord et outils de pilotage sous la responsabilité du Secrétaire Général,

- Assurer le reporting régulier à la hiérarchie,

- Gérer l'agenda et planifier les rendez-vous.

Suivi des prestataires et fournisseurs

- Relancer les fournisseurs sur les bons de commande non facturés,

- Suivre les commandes des étiquettes de boîtes aux lettres,

- Aider au suivi des fournisseurs pour le Secrétariat Général (envoi de la ligne de proximité, relances, rédaction de comptes rendus, etc.).

Gestion des moyens généraux et organisation interne

- Participer à la gestion des moyens généraux de la Direction Départementale (approvisionnement en consommables, suivi de l'économat, gestion des interventions en cas de panne d'équipement, etc.),

- Contribuer aux recensements et aux actions nécessaires pour assurer le bon fonctionnement de la Direction Départementale.

Accueil et orientation du public

- Assurer l'accueil physique des visiteurs, répondre aux demandes de premier niveau et orienter vers les services concernés,

- Recevoir et orienter les prestataires intervenant au sein du service ou de la Direction Départementale (moyens généraux, maintenance, etc.).

Formation / expérience : de formation Bac pro, Bac Secrétariat ou équivalent acquis par expérience, vous justifiez d'au moins deux ans d'expérience réussie dans l'assistanat.

Compétences / Qualités recherchées : Vous présentez un excellent relationnel, réel esprit d'équipe et réactivité, capacité à travailler en transversalité, sur plusieurs sujets en parallèle. Vous faites preuve de rigueur, d'esprit d'initiative, d'une très bonne organisation et autonomie. Compétences rédactionnelles indispensables et maîtrise des outils informatiques (Word, PowerPoint, Excel).

Ref: ogswyy4p71