Gestionnaire Administratif H/F - SFHE

La Société Française d'Habitations Economiques, créée en 1891 et filiale du Groupe Arcade-VYV, est un acteur majeur de l'habitat social dans le Sud de la France.

La SFHE est une société particulièrement dynamique du secteur HLM dans le Sud de la France. Elle gère à ce jour plus de 14 000 logements destinés aux familles à revenus modestes et porte des objectifs ambitieux de croissance et de qualité de service. Avec ses 220 collaborateurs, la SFHE participe au quotidien à la mise en oeuvre des politiques locales pour l'habitat, en étroite association avec les collectivités territoriales.

Ses 4 zones d'implantation sont Auvergne-Rhône-Alpes, Occitanie, Provence-Alpes-Côte d'Azur et Corse.Le pôle Résidences services, au coeur des engagements d'intérêt général et engagement social de la SFHE, gère le patrimoine de la société accueillant les Résidences Services (Résidences Séniors, EPHAD, Foyers jeunes travailleurs, résidences étudiants, crèches...).

Dans le cadre d'un départ à la retraite, nous recherchons pour le pôle un/une Gestionnaire administrative en CDI.

Basé(e) sur notre siège à Aix-en-Provence, il/elle assure le lien entre la SFHE et les Responsables des Résidences.

Le/la Gestionnaire administratif (ve) réalise principalement le suivi administratif des travaux effectués par la société, le suivi des loyers facturés aux résidences, ainsi que la gestion administrative en cas de livraison de nouveaux logements.

Il/elle pourra également venir en appui de la Direction Technique du Patrimoine, sur les résidences de logements familiaux, dans le cadre d'un binôme avec la chargée administrative du patrimoine.

Ses missions :

1) Gestion administrative des travaux

- Etablissement des bons de commande,

- Contrôle des factures en lien avec les services comptables,

- Suivi et relance des entreprises.

- Mise à jour et transmission de tableaux de suivi

- Classement et archivage.

Dans le cadre des consultations et appels d'offres :

- Suivi de la relation avec les entreprises et la maîtrise d'oeuvre d'exécution pour établir les factures et/ou certificats de paiement.

Dans le cadre de la gestion des sinistres :

- Transmission des commandes aux entreprises et associations, en lien fonctionnel avec le service sinistre.

- Relances auprès des entreprises.

- Point sur l'avancement des dossiers avec le service sinistre.

2) Suivi des loyers et redevances facturés

- Actualisation des loyers et/ou redevances de chaque établissement.

- Etablissement de la régularisation des charges (TEOM).

- Transmission aux chefs d'établissement (Gestionnaires de résidence) des fiches de régularisation de charges, des justificatifs, des actualisations de loyer...

- Rédaction de courriers divers,

- Récupération auprès des Gestionnaires de résidences, et suivi des documents règlementaires (attestations d'assurances, liste des bénéficiaires d'APL, rapport de contrôles techniques...)

- Etablissement du rapport annuel d'activité avec le Responsable Résidences Services.

- Carnet de suivi de l'activité.

- Création et mise à jour des dossiers Sharepoint pour chaque résidence

3) Gestion administrative des livraisons de nouveaux logements

En lien fonctionnel avec les services de nos filiales de promotion, garantir la récupération et le classement exhaustif des documents techniques du patrimoine livré.

De formation initiale en gestion administrative ou en gestion immobilière, vous justifiez d'une expérience de 5 ans minimum avec une première approche de la gestion locative.

Pour ce poste qui nécessite polyvalence et organisation, nous recherchons avant tout quelqu'un de curieux, sachant aller jusqu'au bout des sujets et suivre ses dossiers.

Vous aurez également besoin, pour réussir, d'un excellent relationnel : les contacts étant nombreux avec les clients (Gestionnaires de résidences), les prestataires externes (sociétés mandatées pour les travaux...) et les services internes à la société (le Pôle Gestion Immobilière, les Chargés d'opération, la Comptabilité...)

Une bonne connaissance du pack office est nécessaire (Excel, Word, Classement sous SharePoint, Powerpoint).