Assistant Administratif et d'Accueil H/F - Pôle Emploi

- Gestion de l'accueil :
Accueillir de manière téléphonique et physique les salariés, clients, fournisseurs etc.
Rediriger les communications (écrites et orales) aux interlocuteurs concernés
Gérer le courrier entrants et scan des fichiers fournisseurs sur Zeendoc
Affranchir le courrier dans les délais impartis

- Gestion administrative :
Gérer et approvisionner les fournitures administratives (a minima de manière mensuelle) après validation auprès de la direction, et des consommables (café, eau, lettres suivies, timbres, bordereaux AR etc)
Mettre à jour les documents administratifs sur le serveur avec commande de KBIS si nécessaire et reporter les documents toujours d'actualité dans le dossier annuel en cours
Mettre à jour les documents sur les différentes plateformes (attestation légale)
Gérer les codes alarme avec la société IMA PROTECT
Suivre les contrats de protection incendie et contrôler les extincteurs
Être le référent informatique pour effectuer et centraliser les tickets auprès du fournisseur, les suivre, et alerter la direction au besoin

-Gestion de la flotte automobile :
Gérer de manière administrative les véhicules (de l'attribution du véhicule à la sortie de ce dernier)
Suivre le tableau des véhicules volants
Commander tous les ans la carte de stationnement pour certains véhicules (validation avec la direction) et de la vignette Crit'air
Suivre les entretiens et contrôles techniques
Réaliser le suivi des assurances et des déclarations de sinistre jusqu'à la prise de rendez-vous avec le garage pour le passage de l'expert et la réparation
Suivre sur tableau excel l'entretien, assurance, contraventions, forfaits post-stationnement, etc.
Dénoncer les excès de vitesse
Procéder à la demande annuelle aux salariés conduisant un véhicule de société, concernant la détention de leur permis de conduire.

Experience: 2 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Modalités d'accueil,Organiser des déplacements professionnels,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents,Utiliser les outils numériques,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer la gestion administrative d'une activité,logiciel Pégase

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Nettoyage courant des bâtiments

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.