Assistant de Formation au Sein de la Direction de l'Ecole Supérieure de Jardin H/F - Ministère de l'Agriculture, de la Souveraineté alimentaire et de la Forêt

Objectifs du poste

Missions principales et responsabilités

Au sein de la direction de l'Ecole Supérieure de Jardin, la personne recrutée aura pour missions:
l'accueil du public, des stagiaires et des intervenants de la formation,
le suivi logistique du service et des cours,
l'assistance à la Directrice de l'Ecole supérieure de jardin.

Description des missions à exercer ou des taches à exécuter

- Accueillir et informer le public extérieur intéressé par les formations de l'ESJ (présentiel, mail, renseignements téléphoniques ...),
- Accueillir et renseigner les stagiaires, les enseignants, les intervenants de l'ESJ,
- Assurer le suivi administratif des stagiaires: inscriptions, attestations de présence,
- Assurer le suivi logistique et financier du service : gestion des commandes de matériel, établissement des demandes d'achat et bons de commande, établissement des frais de déplacement, et ordres de mission y compris à l'international, (utilisation de FIPEP ), des déjeuners de réception, etc.
- Assurer la logistique pédagogique : gestion des emplois du temps sur hyperplanning, des salles et du matériel, organisation des voyages et des visites, préparation et diffusion des supports de cours et des informations auprès des inscrits en formation, etc.
- Participer aux salons professionnels : Esprit Jardin, Chantilly, Jardins Jardin et à la Journée Portes Ouvertes, etc.
- Organiser l'agenda et les déplacements de la Direction.

Savoirs
Maîtriser les techniques générales de secrétariat
Utiliser les logiciels Excel, Word
Mettre en oeuvre des procédures et des règles
Exprimer et structurer des idées par écrit
Élaborer des fiches de procédures
Maîtriser les techniques et les outils de communication
Connaître le droit lié à la formation continue et en matière de protection des données.

Savoir-être
Sens des relations humaines
Aptitude à la communication, sens du dialogue et de l'écoute
Capacité à être force de proposition
Savoir organiser son travail au sein d'une équipe
Aptitude à faire preuve d'adaptabilité et réactivité
Sens de l'organisation - grande réactivité
Autonomie / Confiance en soi
Capacité à travailler avec des interlocuteurs variés
Rigueur / fiabilité

Une connaissance de FIPEP, hyperplanning, Pegase et une expérience dans un établissement d'enseignement seraient appréciées.