Assistant Administratif·ive Udap 32 H/F - Ministère de la Culture - Liberté, égalité, fraternité

Missions et activités principales:

Sous l'autorité directe du chef de l'UDAP , l'agent assiste l'architecte des bâtiments de France dans ses activités quotidiennes et le secrétariat.

- Accueil téléphonique, enregistrement et diffusion des messages transmis aux agents concernés.

- Réception du public. Accompagnement et conseil aux pétitionnaires dans leurs demandes liées aux domaines traités par le service

- Réception, enregistrement informatisé du courrier arrivé, départ et diffusion.

- Rédaction et mise en forme des courriers, des rapports et documents - Traitement administratif de dossiers, mise en forme de documents, gestion des courriels, notes, etc. Enregistrement et envoi

- Gestion et organisation de l'agenda du chef de service avec prise de rendez-vous

- Enregistrement par saisie informatique des dossiers et des avis sur demandes d'autorisation sur Patronum et Agrégée, transmission aux divers services.

- Suivi des dossiers de demande d'autorisation de concerts à la cathédrale d'Auch, monument historique appartenant à l'État.

- Délivrance de cartes de guides conférenciers et guides interprètes régionaux et locaux en relation avec la Préfecture du Gers et le Secrétariat d'État au Tourisme.

- Classement des courriers et des dossiers d'urbanisme.

- missions par interim : administration générale : fonctionnement du service et moyens généraux : commande, facturation, réception fournitures, relations avec les prestataires de service et les agents de la DRAC.

Dans le cadre de la continuité du service public et des besoins, d'autres missions peuvent lui être confiées ponctuellement par le chef de l'Udap.

L'entretien annuel permet la révision de la fiche de poste en cas d'évolution dans les missions.

Compétences principales mises en oeuvre :

Connaissances et compétences techniques

- Connaissance des métiers de l'UDAP et des textes réglementaires (code de l'urbanisme, code du patrimoine...) - Pratique

- Utilisation des outils informatiques Microsoft Office, Patronum, Gestauran, Agrégée... - Maîtrise-

- Suivi administratif des procédures - Maitrise-

Savoir-faire

- Capacité d'adaptation,
Afficher la suite
- Capacité de dialogue et de communication

- Sens relationnel tant avec les agents du service qu'avec les publics et partenaires extérieurs

- Maîtrise de l'expression orale

- Rigueur et organisation

- Capacité à rédiger, grammaire et orthographe

Compétences comportementales (savoir être)

- Sens du «service public» et de l'accueil

- Respect de la hiérarchie, disponibilité

- Capacité à travailler en équipe, goût pour le travail en équipe