Assitante de Direction H/F - AXA en France

Notre raison d'être chez AXA ? Chaque jour, nous agissons ensemble pour le progrès humain en protégeant ce qui compte dans + de 50 pays. Accompagner près de 95 millions de clients à chaque étape de leur vie, une mission qui donne le sourire et envie de se lever le matin à nos employés et agents (+ de 145 000 dans le monde !)Chez AXA, nous sommes riches de nos singularités et accueillons tous les profils dans leur diversité. Au-delà de mener une politique inclusive engagée, nous agissons au quotidien en tant qu'employeur citoyen et responsable pour des causes sociétales & environnementales. Ces ambitions vous parlent ? Alors rejoignez un des leaders de l'assurance et venez changer le monde avec nous !
Présente sur l'ensemble du territoire, AXA France se distingue comme la filiale la plus importante du Groupe en termes de chiffre d'affaires et d'effectifs. Leader sur les marchés de l'assurance, de la santé et de la prévoyance, l'entreprise offre à ses équipes un cadre de travail moderne et agréable en 'smartworking'.Vous hésitez encore ? Sachez que nous avons conçu un dispositif d'intégration baptisé 'Welcome@AXA' pour accompagner vos premiers pas parmi nous avec attention. En lien avec nos engagements, nous célébrons chaque arrivée en agissant en faveur de la reforestation mondiale : depuis 2020, nous plantons un arbre pour chaque recrutement. Alors, prêt à postuler ?1/ Agenda :
Veiller à l'optimisation et la bonne gestion du calendrier des Directeurs de la Direction Sécurité et Protection des Données (DSPD) et de la Direction du Contrôle Interne et des Risques Opérationnels (DCIRO)
Gérer les demandes des équipes relatives à l'organisation des comités, réunions transverses AXA France et avec le Groupe, et les rendez-vous avec des interlocuteurs externes.
Gérer l'organisation des voyages professionnels sur sollicitation des collaborateurs via l'outil my travel AXA.

2/ Animation de l'équipe :
Les assistantes du Secrétariat Général sont affectées à des directeurs mais fonctionnent en pool pour pouvoir notamment :
Assurer la présence sur site d'au moins une assistante du lundi au vendredi
Assurer le back-up des unes et des autres en cas de congés ou d'absence
Mutualiser les tâches communes (notamment, commande de fournitures, organisation des évènements du Secrétariat Général)

Participer à la vie d'équipe des Directions de son périmètre : être force de proposition dans les activités et l'organisation des plénières, prendre en charge le volet logistique des événements.
Contribuer à l'organisation logistique, à la préparation et à l'animation sur place des évènements du Secrétariat Général : plénières SG, CODIR, Codir élargi, petits déjeuners, 'after work', actions AXA Atout Coeur, etc...
Gérer les besoins logistiques des équipes (IT, locaux, maintien du stock de fournitures...)
Assurer une bonne coordination avec les autres assistant(e)s de direction.

3/Facturation :
Gestion des voyages professionnels : veiller au timing du booking

4/ Gestion administrative :
Assurer la gestion des entrées sorties de collaborateurs (internes et prestataires) des directions de son périmètre :
Tenir à jour le ROI pour les collaborateurs internes, créer les prestataires dans le ROI et tenir à jour les informations les concernant notamment la date de fin de mission en lien avec les managers concernés.
Réaliser les demandes d'implantation et de casier via l'outil Archibus
Gérer les habilitations des nouveaux arrivants en lien avec le service de gestion des habilitations de la DT2, et répondre à leurs sollicitations lors des campagnes de re-certification annuelles.
Contribuer à l'actualisation régulière du booklet de la direction du SG pour les Directions de son périmètre, selon les différents mouvements avec l'appui des autres assistantes de direction ou autres référents des Directions en lien avec Graphic Place.

Compétences métier :
Rigueur organisationnelle
Priorisation des tâches
Qualités rédactionnelles
Maitrise des outils de travail collaboratif Microsoft365

Compétences relationnelles :
Souplesse et flexibilité
Sens du travail en équipe
Capacité de collaboration avec les autres assistantes, et avec l'équipe Transformation, Performance et Engagement
Être orienté solution / résultat
Être capable de synthétiser un grand nombre d'informations complexes
Capacité à mener plusieurs problèmes en parallèle et à organiser ses priorités
Capacité à communiquer par écrit de façon claire, structurée et synthétique
Votre capacité d'écoute et aisance relationnelle avec vos interlocuteurs quel que soit leurs niveaux sont de véritables atouts.

Compétences Linguistiques :

Anglais intermédiaire (interactions avec le Groupe et des interlocuteurs étrangers dan sle cadre de la gestion ds agendas)