Chef de Cabinet H/F - Bibliotheque Nationale de France

Le chef du cabinet accompagne le Président de l'établissement dans son action. Il assure l'interface tant vis à vis des directions de l'établissement que vis à vis de l'extérieur. Le chef de cabinet du Président aura pour missions principales :
-De garantir, en lien avec le secrétariat de la présidence, la structuration de l'agenda du Président, et sa correcte articulation avec celle du Directeur général. Dans ce cadre, le chef de cabinet fera des propositions de rendez-vous ou prises de contact utiles pour la défense des intérêts ou la promotion des projets de l'établissement, en lien avec les directeurs concernés ; il veillera à l'organisation des réunions de préparation utiles avec les équipes de la BnF, ainsi qu'à la bonne tenue de points d'information mensuels avec les directions ;
-De contribuer à la préparation des dossiers du Président en vue de ses rendez-vous, réunions et déplacements, en sollicitant avec l'appui du secrétariat les directions concernées et en assurant un contrôle de la qualité et de la pertinence du contenu des propositions ou éléments de langage proposés par rapport aux objectifs de l'établissement ; progressivement, à mesure de sa connaissance de l'établissement, le chef de cabinet sera amené à produire directement les éléments utile au Président ;
-D'assurer le lien avec les cabinets des différents ministres ou autorités avec lesquelles la présidence est en contact ou en cas de visites d'autorités sur les sites de la BnF ;
-De rédiger des projets de note à l'attention du Président ou de courriers à la signature du Président ;
-De contribuer avec le Directeur général à la préparation des arbitrages du Président dans le calendrier adéquat ;
-De réaliser des recherches documentaires à la demande du Président (statistiques, éléments de contexte, recherche dans les archives, etc.), notamment pour ses prises de parole publiques ;
-D'assurer la commande, la coordination, la collecte et le suivi de validation de certaines contributions écrites signées du Président (éditos, articles, préfaces, etc.) ;
-De contribuer à la préparation du contenu et de l'organisation des déplacements du Président en lien avec le secrétariat et la Direction des relations européennes et internationales ;
-D'assurer la préparation de l'accueil, en lien avec la Direction des relations européennes et internationales et la Direction de la communication, des personnalités (étrangères ou françaises, politiques, etc) reçues par le Président ou à l'occasion d'événements organisés dans les locaux de l'établissement (protocole) ;

-D'organiser ou veiller à la bonne organisation des événements souhaités par la Présidence et qui mobilisent plusieurs directions ou services de l'établissement ;

De manière générale, le chef de cabinet constituera un point de contact pour l'ensemble des directions de l'établissement et un relais utile auprès de la présidence.

Il veillera également au quotidien à la bonne circulation de l'information au sein de l'établissement et à informer les services concernés des arbitrages rendus, orientations données ou propos tenus par la présidence auprès des interlocuteurs extérieurs de l'établissement.

Enfin, le chef de cabinet se verra confier quelques sujets transversaux à définir, en lien avec le Directeur général.
Le chef de cabinet pourra être conduit à accompagner le Président pour des déplacements en France ou à l'étranger.

Compte tenu du suivi conjoint de certains dossiers par la présidence et la direction générale, le chef de cabinet pourra être conduit à apporter un appui au Directeur général.

Environnement professionnel :
Il participera au comité de direction et pourra en assurer le compte-rendu en alternance avec le Directeur général.

Experience: 24 Mois

Compétences: Assurer une communication fluide et efficace entre les différents départements de l'entreprise,Concevoir des présentations pour des réunions stratégiques,Participer à des commissions techniques ou comités consultatifs,Préparer les dossiers pour les réunions du conseil d'administration,Travailler en réseau et coopérer avec des profils métiers diversifiés

Langues: Anglais exigé

Qualification: Cadre

Secteur d'activité: Gestion des bibliothèques et des archives

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de contrôle de soi : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.