Assistant·e Administratif·ve au Service Biodiversité Eau et Paysages H/F - Direction régionale de l'environnement, de l'aménagement et du logement (DREAL) de Provence-Alpes-Côte d'Azur
- Marseille 2e - 13
- Fonctionnaire
- Direction régionale de l'environnement, de l'aménagement et du logement (DREAL) de Provence-Alpes-Côte d'Azur
Les missions du poste
- réaliser le secrétariat du service en équipe
- prendre en charge des tâches transversales du service
Le titulaire du poste assure notamment, en binôme, les missions suivantes :
- secrétariat du chef de service, de son adjoint, des chefs d unités et des responsables de missions
- assure le traitement des courriers «arrivée» et «départ» conformément à la fiche procédure du secrétariat
- propose un soutien pour l organisation des réunions (dont les audio et visioconférences)
- si besoin, traitement de texte (frappe, mise en forme)
- assure la mise à jour des outils numériques du service (tableau congés, modèles courriers)
- aides diverses au service: suivi de BALU, réservation de véhicules, saisie Casper, ...
- gestion matériels:
* assure le renouvellement du papier et des toners pour l imprimante,
* gère un stock de fournitures à disposition des agents,
* gère la distribution et le suivi des tickets RTM,
* aide à la gestion des agendas de la direction du service (et de certains chefs d unités),
* aide les agents à archiver ou à stocker leurs dossiers (papier et numériques).
- organisation: participent aux réunion de l unité UG2A et proposent en tant que de besoin des évolutions dans l organisation de l unité en lien avec les autres unités
En suppléance: gestionnaire et assistance des frais de déplacement des agents du services sous Chorus DT
- suivi de la consommation des enveloppes dédiées aux frais de déplacement (BOP 113, 135, 181 et 354)
- suivi de la consommation de la carte achat du 354 et de la carte du 113
La polyvalence et la participation à des taches d intérêt général nécessaires au bon fonctionnement du service est essentielle.
Liaison hiérarchique :
Travail en équipe
Sous la responsabilité hiérarchique du chef d unité
Relations internes et externes
Toute personne de l'administration, usagers, associations, élus, cherchant à contacter le service ou partenaire de la DREAL sur les sujets Biodiversité, Eau, Paysages.
Le profil recherché
Compétences techniques :
Maîtrise des différents outils informatiques et bureautiques
(notamment suite bureautique Microsoft Office, suite bureautique Open Office, logiciel de gestion du temps de travail, Internet, ...)
Compétences transversales :
Rigueur, méthode, sens de l'organisation, appréhension des enjeux et des priorités du service
Compétences relationnelles :
Sens du travail en équipe et des relations humaines ;
Discrétion ;
Animation, bons contacts entre les services, information et convivialité
Solidarité
Formation continue
Une expérience antérieure en secrétariat serait bienvenue