Assistant Administratif - Commune d'Istres H/F - Fonction publique Territoriale

Sous la Direction Générale Adjointe Administration Générale, l'agent sera placé sous l'autorité du responsable de la Direction Accueil Usagers

- Connaître toutes les missions et obligations qui incombent à un officier d'état civil
- Contrôler et à veiller à la bonne tenue des registres d'état civil
- Réceptionner et traiter tous les actes de l'état civil (naissances, reconnaissances, mariages, décès,
changement de noms, changement de prénoms)
- Être un interlocuteur privilégié avec les autres administrations (Tribunaux, Préfecture, ... )
- Rédiger divers courriers et mails
- Traiter les dossiers de jugement de divorce et de séparation de corps
- Participer aux auditions préalables à la cérémonie des mariages
- Procéder à la mise à jour des actes
- Délivrer des actes d'état civil aux administrés
- Mettre à jour les actes et registres par les mentions
- Délivrer et mettre à jour les livrets de famille
- Gérer les demandes de débits de boissons
- Prendre les arrêtés relatifs aux besoins du services
- Procéder en fin d'année à la répartition et au numérotage des feuilles d'état civil des registres de
l'année à venir
- Délivrer différentes autorisations (fermeture de cercueil, crémation, ... )
- Accueillir et renseigner le public
- Traiter les dossiers de PACS et de mariage
- Traiter les dossiers de changement de nom
- Traiter les dossiers de changement de prénom et participer à la commission de changement de
prénom
- Incrémenter et faire vivre les tableaux de bord
- Traiter le courrier
- Traiter les demandes intranet
- Traiter les demandes COMEDEC
- Former et être tuteur des nouveaux agents pour l'acquisition des informations et compétences
nécessaires à la bonne exécution de leurs missions.
- Archivage
Activités accessoires du poste :
- Assister l'élu pour la célébration des mariages et des baptêmes en semaine et le samedi

Savoir (connaissances théoriques, titres requis*)
- Etre polyvalente pour s'adapter aux besoins du service
- Avoir des connaissances en matière de droit civil
- Maîtriser les instructions générales relatives à l'état civil
- Participer à des stages et formations pour suivre l'évolution de la législation
- Avoir la délégation pour exercer les fonctions d'officier d'état civil
Savoir-faire (connaissances pratiques)
- Aptitude à se former à l'utilisation de logiciels spécifiques au service
- Posséder une bonne connaissance de l'outil informatique, d'intranet et d'internet
Savoir-être (qualités relationnelles, esprit d'équipe ... )
- Avoir le sens du service public
- Discrétion et devoir de confidentialité sont les qualités requises pour exercer ces fonctions qui
nécessitent par ailleurs une grande capacité d'écoute
- Avoir le sens de l'organisation, des responsabilités et du travail en équipe
. RISQUES PROFESSIONNELS
- Faire face à l'agressivité du public
- Risque de présentation de faux documents