Assistant·e Administratif·ve Mairie de Quartier - Mairie de Wattrelos H/F - Fonction publique Territoriale

La Ville de Wattrelos, commune de 41 000 habitants est la 5ème ville de la métropole européenne de Lille. Frontalière avec la Belgique, Wattrelos est une ville jeune, associative, sportive, culturelle et festive, dont la Ville Nature est le fil conducteur du projet municipal.

Le lieu d'exercice principal de l'agent d'accueil se situe à la Mairie de Quartier du Sapin Vert et le lieu d'exercice ponctuel se situe à la Mairie de Quartier de Beaulieu.

Fiche de poste

MISSIONS PRINCIPALES
o Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public
o Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services et organismes extérieurs

1 - En lien avec l'action sociale :
o Orienter et informer l'usager dans ses démarches d'aides légales
o Mise à disposition de différents documents
o Evaluer une situation sociale de tout usager sollicitant un secours facultatif ou légal et établir une liste des pièces pour la demande d'aide
o Saisir les demandes d'aides facultatives
o Informer l'usager sur les conditions et conclusions de la commission du pôle solidarité
o Instruire toutes demandes d'aides légales en fonction du besoin et de l'évaluation du recours au droit
o Etablir les dossiers en vue d'un passage en commission
o Délivrer les dossiers d'aides légales en fonction du besoin et de l'évaluation du recours au droit
o Instruire toutes demandes d'aides légales
o Assurer la négociation d'échéancier ou délais de paiement pour l'étalement des dettes si besoin
o Procéder à l'orientation vers les partenaires adéquats via la fiche d'orientation
o Aide à l'établissement de demandes diverses

2 - En lien avec l'administration & citoyenneté
o Orienter et informer l'usager dans ses démarches
o Constitution et suivi de dossiers administratifs (Etat-Civil, Police Générale...)
o Mise à disposition de différents documents
o Être en lien avec les services municipaux et les administrés pour des demandes ou informations (Etat-Civil, médiation visant à la tranquillité publique, urbanisme, propreté publique)
o Réaliser une activité d'écrivain publie en cas de besoin
o Aide à l'établissement de demandes diverses
o Enfin, il pourra être confié toute autre tâche nécessaire au bon fonctionnement du service et ce dans le respect des missions du service et de la catégorie de l'agent

ACTIVITE SECONDAIRES :
o Accueillir, orienter, encadrer les étudiants stagiaires
o Etablir le lien entre le service informatique via les DTI en cas de problèmes
o Gestion des stocks matériels (papier imprimantes, consommable hardware impression, fournitures diverses)

SAVOIRS :
o Bonne connaissance des services municipaux internes/externes (organigramme des services, missions, fonctionnement succinct et situation géographique) et des organismes extérieurs
o Maîtrise de l'outil informatique (logiciel métier, outils Microsoft, Word, Excel)
o Technique d'accueil
o Connaissance de la législation en matière d'action sociale
o Notions en élection, état civil, police générale et tout autre domaine relavant des compétences de la Commune

SAVOIRS FAIRE :
o Méthodologie de travail
o Compréhension rapide des demandes
o Diplomaties
o Disponibilité
o Rigueur
o Travail en équipe
o Evaluer une situation sociale et s'adapter face à des situations de précarité
o Capacité à aller chercher l'information sur les évolutions réglementaires

SAVOIR ÊTRE :
o Sens de l'accueil et de l'écoute
o Patience, discrétion, dynamisme, ponctualité
o Maîtrise de soi (contrôler émotionnel)
o Discrétion professionnelle et neutralité
o Autonomie dans l'organisation du travail
o Capacités d'initiative et de réaction dans les gestions des publics
o Garant de l'image du service public
o Capacité d'initiatives dans l'intervention, l'instruction, la gestion et le suivi des dossiers