Responsable Administrative du CFA de l'Académie de Toulouse H/F - Gip Formation et Certification pour L'in

Le CFA de l'académie de Toulouse est un organisme de formation de l'Éducation nationale qui s'adresse aux jeunes de 15 à 29 ans. Notre CFAA est un CFA hors les murs qui s'appuie sur le réseau des lycées et lycées professionnels du secteur public de la région Occitanie Ouest.

Mission :
Gestion et supervision des contrats d'apprentissage
Encadrer une équipe d'assistants administratifs (catégorie B)
Superviser et contrôler le processus d'enregistrement, de traitement et de clôture des contrats d'apprentissage en lien avec les financeurs (OPCO)
Déterminer les modalités de financements et le coût des contrats
Suivre la complétude des dossiers apprentissage et assurer les relances auprès des entreprises
Contrôler la cohérence des données enregistrées dans Yparéo (en lien avec l'équipe)

Pilotage administratif du CFAA
Enregistrement et transmission du courrier entrant et sortants,
Élaborer et diffuser les documents administratifs du CFAA
Mettre en place et harmoniser les procédures administratives dans les UT/UFA
Élaborer et suivre des outils de pilotage et de contrôle (tableaux de bord, suivi d'activité des assistantes UT/UFA)
Conseiller la Direction sur les évolutions organisationnelles
Recueillir et analyser les données, réaliser les enquêtes institutionnelles

Coordination territoriale et harmonisation des pratiques
Déplacements réguliers dans les UT et UFA pour accompagner les équipes et harmoniser les pratiques administratives
Formation, information et coordination des assistantes administratives UT/UFA
Appui méthodologique et animation d'un réseau interne d'échanges de pratiques

Autres activités
Encadrer, organiser et répartir les missions de l'équipe administrative
Participer au recrutement, à l'intégration et à la formation des assistantes administratives
Faire le lien avec la chargée de mission Yparéo dans la formation des équipes administratives du CFAA
Suivre et accompagner les assistants UFA et UT

Qualité
Inscrire son activité dans la politique qualité du CFAA
Respecter la démarche qualité et les processus liées à l'activité du GIP FCIP
Rédiger les différentes procédures et instructions

Type de contrat : CDD à partir du 1er novembre 2025 et jusqu'au 31 août 2026 (renouvelable)
Catégorie A
Quotité : temps plein
Horaires : 1607 heures annualisées

Experience: 1 An(s)

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Cadre

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.