Un·e Assistante de Direction de la DGA Solidarite-Logement - C.C.A.S de Echirolles H/F - Fonction publique Territoriale

Rattachée à la Directrice Générale Adjointe / Directrice du CCAS, vous apportez une aide permanente à la DGA Solidarité-Logement, et à l'ensemble des Directeurs-trices du CCAS, en terme d'organisation, de gestion, d'accueil téléphonique, de communication, d'information, de classement et de suivi des dossiers.

Missions administratives transversales à la Direction du CCAS:

* Réaliser un ensemble de travaux administratifs: comptes rendus, prise de note, organisation de réunions et déplacements divers, tableaux de bord, rédaction de notes, courriers et bilans d'activité, préparation et suivi de dossiers (CAF, Contrat de Ville...)...
* Apporter un appui aux directions sur l'utilisation des logiciels métiers (Millésime et Concerto), en assurant l'interface avec le service informatique,
* Diffuser les courriers (via MAARCH en accord avec la directrice du CCAS en tant que référent-e MAARCH)
* Gérer l'agenda évènements-manifestations de la Ville pour le CCAS (agenda municipal) et gérer le suivi administratif de ces évènements,
* Assurer la gestion administrative des SRED (ex hospitalisations d'office), en lien avec le-la cadre référent-e

Référente pour le volet questure du CCAS
* Prendre en charge l'organisation de la commission municipale solidarités: convocation, ordre du jour, constitution du dossier, compte-rendus
* Rédiger les arrêtés et décisions du CCAS et/ou en assurer le suivi
* Prendre en charge l'organisation du conseil d'administration du CCAS: convocation, ordre du jour, constitution du dossier, compte-rendus
* Veiller au respect du calendrier de préparation des instances
* Former et informer les assistantes de pôles sur l'évolution de la réglementation et ses contraintes sur le volet questure CCAS
* Planifier et anticiper le suivi des dossiers de tous les pôles (suivi des délibération récurrentes)

Soutien sur le volet RH de la direction du CCAS
* Être le relais des procédures RH et en assurer le respect
* Organiser les plannings de congés en lien avec les cadres référents de chaque pôle, pour assurer une continuité de service au sein de l'équipe administrative,

Pré-requis: BTS secrétariat de direction ou équivalent , expérience sur des fonctions similaires fortement appréciée

COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISES:

* Connaître le fonctionnement, le contexte et les enjeux du CCAS et de la Collectivité (DGA)
* Connaissance des politiques sociales mises en ½uvre par un CCAS
* Savoir identifier les partenaires et l'environnement institutionnel du CCAS et des collectivités territoriales locales
* Maîtriser les techniques du secrétariat, maîtrise de l'outil informatique
* Respecter la confidentialité
* Savoir hiérarchiser et gérer les priorités
* Avoir une bonne maîtrise de la syntaxe et de l'orthographe
* Être à l'écoute: être capable de reformuler et d'évaluer une demande, savoir repérer l'urgence
* Avoir de la rigueur dans la gestion et le suivi des dossiers
* Forte capacité d'adaptation, de réactivité et d'autonomie
* Qualités rédactionnelles et d'analyse
* Force de propositions