Assistant Administratif Ds Snmesa H/F - Ministères éducation jeunesse sports enseignement supérieur recherche

Sous l'autorité du directeur du service et en coordination avec la référente administrative des examens (catégorie B), l'assistant(e) administratif(ve) contribue au bon fonctionnement du pôle examens.

Missions principales :

- Gérer la validation administrative des dossiers de candidature aux examens (contrôle des pièces, conformité, relances) ;

- Préparer et diffuser les arrêtés de jury, convocations, listes de candidats, diplômes ;

- Assurer le suivi de la conformité des dossiers et les archiver selon les règles applicables ;

- Apporter un appui logistique lors des sessions d'examen : gestion du matériel, classement, inventaire des dossards ;

- Collaborer à l'accueil des candidats et des jurys, gestion de la permanence administrative le jour des sessions.

Missions complémentaires :

- Participer à la vie du service : organisation de réunions, gestion documentaire, préparation logistique, classement ;

- Apporter un soutien ponctuel aux autres pôles (guichet unique, suivi des dossiers étrangers) lors des pics d'activité ;

- Participer à l'amélioration continue des procédures et à l'actualisation des outils numériques internes (PORTAIL MONTAGNE, TREQUE, IMI) ;

- Veiller à la qualité du service rendu aux usagers et au bon flux des échanges avec les partenaires institutionnels.

Compétences attendues :

- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel) ;

- Capacité à s'approprier des applications métiers (TREQUE, Portail Montagne, IMI) ;

- Connaissance générale des procédures administratives et du cadre réglementaire des examens ;

- Sens de l'organisation, rigueur, respect des délais ;

- Qualité rédactionnelle (courriers, notes administratives) ;

- Aptitude au travail en équipe, coordination avec divers interlocuteurs.
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Une formation aux outils métiers (TREQUE, IMI, Portail Montagne) sera assurée à l'entrée en poste.

Savoir-être :

- Discrétion, loyauté, sens du service public ;

- Autonomie, adaptabilité selon les priorités du service ;

- Bonne communication orale et écrite, sens du relationnel avec les usagers et partenaires.