Gestionnaire Administratif en Charge de la Commission Formation H/F - Avignon Universite

Merci de faire acte de candidature uniquement sur la plateforme dédiée à l'adresse suivante : https://recrutement.univ-avignon.fr/poste/

Composition du dossier de candidatures : CV, lettre de motivation et copie du dernier diplôme.
Poste ouvert aux personnes en situation de handicapLa direction des études et de la scolarité (DES) est composée de 13 agents et organisée en deux bureaux, celui de la scolarité administrative de l'étudiant.e et celui du déploiement et de l'accompagnement des outils de la formation.

Missions du service :

La Direction des études et de la scolarité participe à l'élaboration et à la mise en oeuvre des orientations stratégiques de l'établissement dans le domaine de la formation et de la scolarité. Elle veille à assurer un accompagnement auprès des services et équipes pédagogiques et coordonne la réalisation de projets transversaux à la formation, visant à optimiser et moderniser les missions liées aux parcours des étudiant.e.s.

Vos missions :

Le ou la gestionnaire administratif.ve assure la préparation, l'organisation, le suivi administratif et réglementaire des travaux de la Commission Formation et Vie Universitaire (CFVU). Il ou elle garantit la bonne tenue des séances.

Il ou elle assure l'assistance du vice-président CFVU et l'interface avec les composantes. Il ou elle fait le lien avec la direction des affaires juridiques et institutionnelles (DAJI) pour tous les points susceptibles de remonter en Conseil d'administration (CA).

Activités principales :

1. Organisation et préparation des séances

- Elaborer le calendrier des réunions de la CFVU en coordination avec la présidence et les services supports.
- Saisir les services pour remonter des points à l'ordre du jour de la CFVU (ODJ).
- Préparer l'ODJ en concertation avec le VP CFVU.
- Collecter, mettre en forme et diffuser les dossiers pour examen.
- Assurer la convocation des membres et la préparation logistiques des séances.
- Assister aux réunions préparatoires à la CFVU avec le VP CFVU et les composantes.
- Assister à la réunion de la CFVU.

2. Rédaction et publication des actes à portée réglementaire :

- Rédiger et mettre en forme les relevés de décisions, procès-verbaux et délibérations de la CFVU.
- Rédiger les arrêtés en lien avec les études et la scolarité pour transmission au Rectorat (composition des jurys d'examen, commission de recrutement MonMaster, commission dexamen des voeux Parcoursup, calendrier des inscriptions.).
- Assurer la diffusion, la publication et l'archivage des documents réglementaires.

3. Appui au VP CFVU et aux composantes :

- Renseigner les composantes sur les points devant faire l'objet d'une remontée en CFVU.
- Assurer un appui et un conseil réglementaire auprès du VP CFVU et des composantes en lien avec les études et la scolarité

4. Participer au contrôle de conformité des actes de scolarité :

- Assurer un appui ponctuel auprès du gestionnaire en charge de délivrer les diplômes (au sein du même bureau) : contrôle aléatoire des inscriptions administratives et contrôle de conformité des procès-verbaux d'examen

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Bureautique et outils collaboratifs,Environnement administratif, institutionnel et politique,Techniques de secrétariat,Utilisation de logiciels spécialisés,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Contrôler la conformité des données,Corriger et mettre en forme un document,Diffuser une information, une publication,Mettre à jour un dossier, une base de données,Mettre en forme un document,Numériser des documents, médias ou supports techniques,Organiser l'agenda des réunions,Organiser un rétroplanning,Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins,Utiliser les outils numériques

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.